Quy định, định mức, cách hạch toán chi phí tiếp khách hợp lý

Chi phí tiếp khách là gì? Các quy định về chi phí tiếp khách, định mức chi phí và phương pháp hạch toán chi phí tiếp khách hợp lý.

Chi phí tiếp khách là khoản chi được chi trả trong các cuộc gặp gỡ, trao đổi trực tiếp nhằm nâng cao hiệu quả công việc và củng cố mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đối tác. Tuy nhiên, không phải tất cả các khoản chi phí này đều được coi là hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Vậy điều kiện và quy định về chi phí tiếp khách là gì? Hãy cùng khám phá chi tiết trong bài viết này.

I. Chi phí tiếp khách là gì?

Trong hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp thường phát sinh nhiều mối quan hệ cần được duy trì và phát triển. Tiếp khách là một hoạt động quan trọng trong việc giao tiếp với khách hàng, phục vụ cho việc trao đổi thông tin, ký kết hợp đồng và củng cố mối quan hệ với khách hàng. Do đó, chi phí cho việc tiếp khách được xác định là chi phí hợp lý theo quy định pháp luật.

II. Chi phí tiếp khách có bị giới hạn không? Định mức chi phí tiếp khách

Theo Khoản 2.21 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, có quy định về những khoản chi phí không được trừ, trong đó chi phí tiếp khách không được vượt quá 15% tổng số chi phí được trừ, bao gồm:

• Chi phí tiếp khách;
• Chi phí quảng cáo;
• Chi phí tiếp thị;
• Khuyến mãi, hoa hồng môi giới;
• Chi phí biếu tặng hàng hóa cho khách hàng.

Tuy nhiên, kể từ ngày 01/01/2015, theo luật sửa đổi, mức trần 15% cho các khoản chi phí này đã được bãi bỏ. Do đó, hiện tại chi phí tiếp khách không còn bị hạn chế và được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng hai điều kiện sau:

• Chi phí tiếp khách phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;
• Có hồ sơ chứng từ hợp lý chứng minh mục đích sử dụng của các khoản chi phí tiếp khách.

III. Điều kiện để chi phí tiếp khách hợp lý

Theo Điều 6 Thông tư 96/2015/TT-BTC, chi phí tiếp khách được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• Chi phí tiếp khách phát sinh thực tế có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh;
• Có hóa đơn điện tử ghi rõ chi tiết các mặt hàng, bill thanh toán hợp lệ;
• Khoản chi phí tiếp khách từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế VAT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;
• Nếu doanh nghiệp khoán tiền cho nhân viên để tiếp khách, số tiền này sẽ được cộng vào thu nhập chịu thuế của nhân viên.

IV. Quy định về chứng từ chi tiếp khách – Hồ sơ chi phí tiếp khách hợp lý

Hồ sơ chi phí tiếp khách hợp lý bao gồm các giấy tờ, chứng từ như sau:

1. Hợp đồng dịch vụ và biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có);
2. Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng (hợp lệ);
3. Phiếu thanh toán, bill tính tiền (đối với chi phí tiếp khách ăn uống);
4. Chứng từ thanh toán (hợp lệ);
5. Giấy đề nghị thanh toán tiếp khách, tạm ứng (nếu có);
6. Quy chế tài chính của doanh nghiệp có quy định rõ ràng về chi phí tiếp khách.

V. Hướng dẫn cách hạch toán chi phí tiếp khách, ăn uống

1. Chi phí tiếp khách hạch toán như thế nào?

Chi phí tiếp khách được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, tuy nhiên mỗi bộ phận sẽ hạch toán tương ứng với chi phí mà bộ phận đó sử dụng.

➨ Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, chi phí tiếp khách được hạch toán như sau:

Nợ TK 641, 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp;

Nợ TK 1331: Thuế GTGT được trừ;

Có TK 111 và 112, 141, 331: Tổng tiền thanh toán.

➨ Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, chi phí tiếp khách được hạch toán như sau:

Nợ TK 6421, 6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp;

Nợ TK 1331: Thuế GTGT được trừ;

Có TK 111, 112, 141, 331: Tổng tiền thanh toán.

2. Một số lưu ý dễ sai sót khi hạch toán chi phí tiếp khách

• Hóa đơn tiếp khách là hóa đơn điện tử cần đáp ứng đầy đủ quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC, với đầy đủ thông tin chi tiết mặt hàng, số lượng, đơn giá;
• Đối với hóa đơn giấy theo Thông tư 39/2014/TT-BTC và hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, tên hàng hóa không được ghi chung chung, phải ghi rõ tên mặt hàng và dịch vụ ăn uống kèm theo bảng kê;
• Một số nhà hàng sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, phiếu thanh toán được xem là hóa đơn GTGT hợp lệ.

VI. Các câu hỏi liên quan đến hạch toán chi phí tiếp khách

1. Nhân viên đi tiếp khách mang về hóa đơn ghi nội dung “Dịch vụ ăn uống” kèm phiếu thanh toán có được tính vào chi phí tiếp khách hợp lý không?

Để hóa đơn tiếp khách được tính là chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng mối liên hệ giữa việc tiếp khách với hoạt động sản xuất kinh doanh, bao gồm người tiếp khách, số lượng, thời gian và nội dung hóa đơn phải đúng theo quy định pháp luật.

• Nếu là hóa đơn giấy, nội dung trên hóa đơn và bảng kê kèm theo thực hiện theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC;
• Nếu là hóa đơn điện tử, nội dung phải tuân theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

2. Công ty mời khách hàng đi ăn uống sau khi ký kết hợp đồng, nhà hàng gửi phiếu thanh toán có mã của cơ quan thuế, vậy phần chi phí tiếp khách này có được khấu trừ thuế không?

Hiện tại, theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, phiếu thanh toán từ nhà hàng có mã của cơ quan thuế, nếu đảm bảo đủ nội dung theo quy định thì vẫn có thể khấu trừ thuế GTGT đầu vào và được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.

Dương Hằng – Phòng Kế Toán Trực Tuyến