Thế nào là hóa đơn hợp lệ? Những quy định về hóa đơn GTGT

Khái niệm về hóa đơn và hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)

Hóa đơn là gì? Thế nào là hóa đơn GTGT hợp lệ? Chúng ta sẽ cùng khám phá những quy định về hóa đơn GTGT theo quy định hiện hành.

I. Hóa đơn là gì?

Trước tiên, để hiểu rõ hóa đơn GTGT hợp lệ, chúng ta cần xác định khái niệm hóa đơn. Hóa đơn được định nghĩa tại Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/7/2022:

• Hóa đơn là chứng từ kế toán do cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin giao dịch.
• Hóa đơn có thể là hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn in từ cơ quan thuế.

Tham khảo thêm: Hóa đơn điện tử là gì?

II. Thế nào là hóa đơn hợp lệ?

Hóa đơn GTGT hợp lệ là hóa đơn phải tuân thủ các nguyên tắc quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm:

1. Số hóa đơn.
2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
3. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
4. Thông tin về người bán: tên, địa chỉ, mã số thuế.
5. Thông tin về người mua: tên, địa chỉ, mã số thuế.
6. Chữ ký của người bán và người mua.
7. Thông tin về chữ viết, chữ số, loại tiền trên hóa đơn.
8. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, mẫu số hóa đơn.
9. Thông tin về tổ chức in hóa đơn nếu là hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
10. Mã số thuế của cơ quan thuế nếu hóa đơn điện tử yêu cầu mã này.
11. Tên liên hóa đơn nếu hóa đơn được in theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
12. Thông tin về phí, lệ phí, chiết khấu, khuyến mại (nếu có).
13. Thông tin về hàng hóa: tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa bao gồm thuế GTGT, thuế suất, tổng số thuế GTGT, tổng cộng tiền thanh toán đã bao gồm thuế GTGT.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần chú ý cách viết hóa đơn để đảm bảo tính hợp lệ, cụ thể:

• Nếu cần ghi thêm chữ nước ngoài, chữ này nên đặt bên phải trong ngoặc hoặc dưới dòng tiếng Việt và có kích thước nhỏ hơn.
• Một số hóa đơn như hóa đơn tiền điện, nước không bắt buộc phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua.

III. Các quy định về xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)

1. Đối với hóa đơn bán ra

1.1 Trường hợp phải xuất hóa đơn GTGT

Theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn và giao cho người mua. Điều này bao gồm cả hàng hóa, dịch vụ phục vụ quảng cáo, khuyến mại, biếu tặng, trao đổi…

• Hóa đơn điện tử phải tuân thủ định dạng chuẩn của cơ quan thuế.

1.2 Trường hợp không phải xuất hóa đơn GTGT

Có một số trường hợp không cần xuất hóa đơn, bao gồm:

• Hàng hóa ký gửi đại lý.
• Hàng hóa luân chuyển, tiêu dùng nội bộ trong quá trình sản xuất.
• Các khoản thu bồi thường, hỗ trợ không cần kê khai thuế GTGT.
• Hoạt động tự sản xuất tài sản cố định không cần lập hóa đơn.

2. Đối với hóa đơn mua vào, hóa đơn đầu vào

2.1 Hóa đơn đầu vào có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên

Nếu hóa đơn trên 20.000.000 đồng, bên mua phải thanh toán qua ngân hàng để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và ghi nhận chi phí khi tính thuế TNDN.

• Hóa đơn đầu ra trên 20.000.000 đồng.
• Mua nhiều hóa đơn trong một ngày nhưng tổng giá trị lớn hơn 20.000.000 đồng.

2.2 Khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với TSCĐ

Theo Điều 13 Thông tư 219/2013/TT-BTC, có quy định về nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT đối với tài sản cố định như sau:

• Không được khấu trừ thuế GTGT đối với tài sản sử dụng cho mục đích quốc phòng, an ninh, hoặc trong các lĩnh vực không được phép.
• Chi phí bảo hành, sửa chữa trong các trường hợp này được tính vào nguyên giá.
• Đối với ô tô chở người không được khấu trừ thuế GTGT nếu giá trị vượt trên 1,6 tỷ đồng (giá chưa có thuế).

2.3 Hóa đơn GTGT đã kê khai năm trước nhưng năm sau hạch toán

• Nếu doanh nghiệp quên hạch toán hóa đơn vào báo cáo năm trước, cần phải điều chỉnh và nộp lại báo cáo.
• Hóa đơn đã kê khai nhưng không hạch toán trong năm sẽ không được khấu trừ thuế.

2.4 Khi bị mất hóa đơn mua vào

Nếu hóa đơn bị mất, bên bán và bên mua cần lập biên bản ghi nhận sự việc, và người bán phải sao chụp hóa đơn để giao cho bên mua kèm theo biên bản.

Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn giá trị gia tăng

Dịch vụ tại Kế Toán Trực Tuyến của Công ty TNHH Kiểm Toán Kế Toán Thuế Việt Nam là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm chi phí và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Đừng ngần ngại liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được sự tư vấn chuyên nghiệp và tận tình nhất!