Hồ sơ và cách hạch toán thanh lý – nhượng bán tài sản cố định

Thanh lý và nhượng bán tài sản cố định là một hoạt động quan trọng trong quản lý tài sản của doanh nghiệp. Tài sản cố định thường bao gồm các vật dụng như máy móc, thiết bị, xe cộ, nhà xưởng, và các công trình xây dựng mà doanh nghiệp sử dụng để phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Khi tài sản cố định đã thu hồi đủ vốn đầu tư, tức là doanh nghiệp đã thu lại toàn bộ số tiền đã bỏ ra để mua sắm và đưa vào sử dụng tài sản đó, hoặc khi tài sản đã hết thời gian trích khấu hao, tức là không còn giá trị tài chính trong bảng cân đối kế toán, doanh nghiệp có thể quyết định thanh lý hoặc nhượng bán.

Việc thanh lý tài sản cố định có thể xảy ra vì nhiều lý do khác nhau. Một trong những lý do phổ biến là tài sản đã bị hư hỏng nặng, không còn khả năng sử dụng cho mục đích ban đầu hoặc chi phí sửa chữa quá cao so với giá trị còn lại của tài sản. Ví dụ, một chiếc máy móc sản xuất bị hỏng nặng sau nhiều năm hoạt động có thể đã đến lúc cần phải được thay thế.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể quyết định thanh lý các tài sản đã trở nên lạc hậu hoặc lỗi thời. Trong một thị trường cạnh tranh và công nghệ phát triển nhanh chóng, việc sử dụng các thiết bị, công nghệ cũ có thể làm giảm năng suất và hiệu quả sản xuất. Do đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn bán đi các tài sản này để đầu tư vào các công nghệ mới hơn, hiện đại hơn.

Một lý do khác mà doanh nghiệp có thể xem xét việc nhượng bán tài sản là để thu hồi vốn. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn về tài chính và cần tiền mặt để duy trì hoạt động hoặc chi trả cho các khoản nợ. Việc thanh lý tài sản cố định có thể giúp doanh nghiệp thu hồi một phần vốn đầu tư đã bỏ ra, từ đó cải thiện tình hình tài chính hiện tại.

Cuối cùng, hoạt động thanh lý và nhượng bán tài sản cố định không chỉ đơn thuần là một giao dịch thương mại. Nó còn liên quan đến việc quản lý tài sản hiệu quả, tối ưu hóa nguồn lực và đảm bảo doanh nghiệp có thể hoạt động một cách linh hoạt và bền vững trong môi trường kinh doanh đầy biến động. Việc thực hiện quy trình thanh lý đúng cách cũng giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định về kế toán và thuế, hạn chế rủi ro pháp lý.

Trong bài viết dưới đây, ketoantructuyen.net sẽ cung cấp thông tin chi tiết về quy trình, thủ tục và hồ sơ cần thiết để thanh lý tài sản cố định cũng như việc nhượng bán tài sản cố định. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng sẽ hướng dẫn bạn cách xuất hóa đơn và thực hiện kế toán hạch toán liên quan đến việc thanh lý và giảm trừ tài sản cố định.

I. Căn cứ pháp lý

• Thông tư 45/2013/TT-BTC;
• Thông tư 133/2016/TT-BTC;
• Thông tư 200/2014/TT-BTC.

II. Hướng dẫn thủ tục, hồ sơ thanh lý tài sản cố định

1. Nhượng bán, thanh lý tài sản cố định là gì?

Thanh lý, nhượng bán tài sản cố định là những tài sản đã thu hồi đủ vốn đầu tư, hết thời gian trích khấu hao tài sản cố định, hoặc hư hỏng nặng, lạc hậu, lỗi thời, hoặc doanh nghiệp muốn bán tài sản đó đi để thay thế bằng một tài sản mới, hoặc xử lý để thu hồi lại vốn.

Phân biệt TSCĐ nhượng bán và TSCĐ thanh lý như sau:

➤ TSCĐ nhượng bán

TSCĐ nhượng bán thường là những TSCĐ không cần dùng hoặc sử dụng không còn hiệu quả.

Ví dụ về nhượng bán tài sản cố định: Doanh nghiệp trước đây dùng máy nhồi lông vũ để phục vụ hoạt động sản xuất nhưng hiện nay không còn sản xuất những quần áo bằng lông vũ nên không cần sử dụng tới, doanh nghiệp quyết định nhượng bán TSCĐ trên.

➤ TSCĐ thanh lý

TSCĐ thanh lý là những TSCĐ đã hư hỏng, không thể tiếp tục sử dụng được nữa hoặc những TSCĐ lạc hậu về kỹ thuật, không còn đáp ứng được yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh.

Ví dụ về thanh lý tài sản cố định: Xe cẩu dùng lâu ngày đã bị hư hỏng nặng, không còn sử dụng được; máy may cũ không còn phù hợp với yêu cầu sản xuất của doanh nghiệp nên doanh nghiệp ra quyết định thanh lý TSCĐ trên.

>> Xem thêm:Hạch toán, tính khấu hao TSCĐ đã qua sử dụng.

2. Một số quy định về thanh lý, nhượng bán tài sản cố định

➤ Về kế toán, hạch toán giảm tài sản cố định

Khoản 1 Điều 38 Thông tư 200/2014/TT-BTC và Khoản 1 Điều 32 Thông tư 133/2016/TT- BTC quy định:

• Các TSCĐ chưa tính đủ khấu hao (tức chưa thu hồi đủ vốn) mà đã hư hỏng, cần thanh lý thì phải tìm ra được nguyên nhân, trách nhiệm của tập thể, cá nhân để tìm cách bồi thường và phần giá trị còn lại của TSCĐ chưa thể thu hồi, không thể được bồi thường phải được bù đắp bằng số thu do thanh lý của chính TSCĐ đó, số tiền bồi thường do lãnh đạo của doanh nghiệp quyết định;
• Nếu số thu để thanh lý và số thu để bồi thường không đủ bù đắp phần giá trị còn lại của TSCĐ chưa được thu hồi hoặc phần giá trị TSCĐ bị mất thì phần giá trị chênh lệch còn lại được xem là lỗ về thanh lý TSCĐ và kế toán vào chi phí khác.

Như vậy, các chi phí và doanh thu từ hoạt động thanh lý, bồi thường tài sản được hạch toán vào chi phí và doanh thu khác.

➤ Về thủ tục thanh lý nhượng bán tài sản cố định

Điểm 3.2 Khoản 3 Điều 35 Thông tư 200/2014/TT-BTC và Khoản 1 Điều 31 Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định: Khi có TSCĐ thanh lý, doanh nghiệp phải ra quyết định thanh lý, thành lập Hội đồng thanh lý TSCĐ. Hội đồng thanh lý TSCĐ có nhiệm vụ tổ chức thực hiện việc thanh lý TSCĐ theo đúng trình tự, thủ tục quy định trong chế độ quản lý tài chính và lập “Biên bản thanh lý TSCĐ” theo mẫu quy định.

Theo đó, khi thanh lý nhượng bán tài sản, doanh nghiệp cần thành lập hội đồng thanh lý, ra quyết định thanh lý và hoàn thiện các hồ sơ liên quan theo quy định.

➤ Về chi phí khấu hao trong thời gian chờ thanh lý nhượng bán tài sản cố định

Theo Khoản 3 Điều 5 Thông tư 45/2013/TT-BTC, doanh nghiệp vẫn cần trích khấu hao và quản lý tài sản cố định theo quy định trong thời gian chờ thanh lý, nhượng bán.

3. Hồ sơ thanh lý và nhượng bán tài sản cố định

➤ Trường hợp thanh lý TSCĐ

➤ Trường hợp nhượng bán TSCĐ

4. Kế toán giảm tài sản cố định

4.1. Trường hợp cần để thanh lý và nhượng bán TSCĐ

➤ Ghi giảm TSCĐ (căn cứ vào sổ khấu hao đến ngày bán tài sản, biên bản thanh lý TSCĐ):

Nợ TK 214: Giá trị khấu hao lũy kế của TSCĐ;

Nợ TK 811: Giá trị còn lại (lấy Nguyên giá – Giá trị khấu hao lũy kế);

Có TK 211: Nguyên giá TSCĐ.

➤ Hạch toán chi phí thanh lý (căn cứ vào chứng từ phản ánh chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ):

Nợ TK 811: Chi phí thanh lý, nhượng bán;

Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ;

Có TK 111; 112; 331; 334; 338.

➤ Căn cứ vào hóa đơn bán thanh lý, kế toán hạch toán:

Nợ TK 111; 112; 131;

Có TK 711: Giá bán thỏa thuận;

Có TK 3331: Thuế giá trị gia tăng của đầu ra (nếu có).

Ví dụ: Công ty X nhượng bán 1 chiếc xe ô tô, giá bán ghi trên hóa đơn là 220.000.000 đồng (bao gồm 10% VAT). Biết TSCĐ này có nguyên giá là 300.000.000 đồng, khấu hao hết 100.000.000 đồng. Chi phí phát sinh của hoạt động nhượng bán đã thanh toán bằng tiền mặt là 10.000.000 đồng (chưa bao gồm VAT 10%).

➥ Kế toán sẽ hạch toán như sau:

– Ghi giảm TSCĐ:

Nợ TK 214: 100.000.000 (giá trị hao mòn lũy kế);

Nợ TK 811: 200.000.000 (lấy Nguyên giá – Giá trị hao mòn lũy kế);

Có TK 211: 300.000.000 (nguyên giá TSCĐ);

– Chi phí phát sinh của hoạt động nhượng bán:

Nợ TK 811: 10.000.000;

Nợ TK 1331: 1.000.000;

Có TK 111: 11.000.000.

– Thu nhập từ việc nhượng bán TSCĐ:

Nợ 111, 112, 131: 220.000.000;

Có TK 711: 200.000.000;

Có TK 3331: 20.000.000.

>>Xem thêm:Cách tính nguyên giá TSCĐ.

4.2. Trường hợp tiêu hủy, tháo dỡ, phá bỏ TSCĐ

Theo Khoản 1 Điều 4 của Thông tư 45/2013/TT-BTC, trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện mua sắm tài sản cố định hữu hình như nhà cửa và các công trình kiến trúc gắn liền với quyền sử dụng đất, nếu doanh nghiệp quyết định tháo dỡ hoặc tiêu hủy để tiến hành xây dựng mới, thì giá trị quyền sử dụng đất cần phải được xác định riêng biệt và được ghi nhận như một tài sản cố định vô hình, miễn là đáp ứng đầy đủ các tiêu chí quy định tại điểm đ khoản 2 của điều này. Nguyên giá của tài sản cố định mới xây dựng sẽ được tính theo nguyên giá quyết toán của công trình đầu tư xây dựng theo quy định hiện hành của Quy chế quản lý đầu tư và xây dựng. Các tài sản đã tháo dỡ hoặc bị tiêu hủy sẽ được xử lý kế toán theo đúng quy định hiện hành liên quan đến thanh lý tài sản cố định.

Như vậy:

➤ Căn cứ vào biên bản ghi giảm TSCĐ:

Nợ TK 214: Giá trị khấu hao lũy kế của TSCĐ;

Nợ TK 811: Giá trị còn lại của TSCĐ (lấy Nguyên giá – Giá trị khấu hao lũy kế);

Có TK 211: Nguyên giá TSCĐ.

➤ Căn cứ vào chứng từ phản ánh chi phí tháo dỡ, phá bỏ TSCĐ:

Nợ TK 811: Chi phí tháo dỡ, phá bỏ TSCĐ (dựa theo chứng từ ghi nhận);

Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ (dựa theo chứng từ ghi nhận);

Có TK 111; 112; 331; 334; 338.

>> Xem thêm:Hạch toán chi phí sửa chữa, nâng cấp TSCĐ.

5. Xuất hóa đơn thanh lý tài sản, nhượng bán tài sản cố định

Theo quy định tại Điều 3 Khoản 7 của Thông tư 26/2015/TT-BTC, đã được sửa đổi và bổ sung Điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, người bán có trách nhiệm lập hóa đơn khi thực hiện việc bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Điều này bao gồm cả những trường hợp liên quan đến hàng hóa và dịch vụ được sử dụng cho mục đích khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hoặc hàng hóa, dịch vụ được cho, biếu, tặng, trao đổi, hoặc dùng để trả lương cho nhân viên (trừ những hàng hóa được luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ trong quá trình sản xuất). ➞ Khi thực hiện thanh lý hoặc nhượng bán tài sản cố định, cần phải xuất hóa đơn đầy đủ theo quy định pháp luật.

Thuế suất thanh lý TSCĐ:

• Đối với doanh nghiệp kê khai theo phương pháp khấu trừ: Doanh nghiệp xuất hóa đơn GTGT với mức thuế suất 10%;
• Đối với doanh nghiệp kê khai theo phương pháp trực tiếp: Doanh nghiệp lập hóa đơn bán hàng và nộp thuế GTGT với tỷ lệ là 1% trên doanh thu.

Ví dụ: Doanh nghiệp X kê khai theo phương pháp khấu trừ, thanh lý xe ô tô Innova 7 chỗ giá 600.000.000 đồng, kế toán viết hóa đơn như sau:

III. Các câu hỏi thường gặp về thanh lý, nhượng bán TSCĐ