Quy chế lương thưởng & chế độ phụ cấp cho người lao động

Chế độ phụ cấp, mẫu quy chế lương thưởng mới nhất. Quy định về thuế thu nhập cá nhân & thuế thu nhập doanh nghiệp đối với chi phí lương, thưởng, phụ cấp.

Đối với một doanh nghiệp, chi phí tiền lương của người lao động không chỉ đơn thuần là một khoản chi phí mà còn là yếu tố sống còn quyết định khả năng thu hút và giữ chân nhân tài. Một mức lương hợp lý và công bằng không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì được đội ngũ lao động ổn định mà còn tạo động lực cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Khi một doanh nghiệp có quy chế lương thưởng tốt, điều này sẽ gia tăng khả năng cạnh tranh của họ trên thị trường lao động.

Chế độ lương thưởng không chỉ bao gồm lương cơ bản mà còn có thể mở rộng đến các khoản thưởng hiệu suất, thưởng theo dự án hay các hình thức thưởng khác như cổ phiếu, tiền thưởng cuối năm. Ví dụ, nếu một doanh nghiệp cung cấp hệ thống thưởng hấp dẫn cho những nhân viên có thành tích xuất sắc, điều này sẽ khuyến khích nhân viên làm việc chăm chỉ hơn và cống hiến nhiều hơn cho tổ chức.

Ngoài ra, chế độ phụ cấp cũng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao thu nhập cho người lao động. Các khoản phụ cấp như phụ cấp đi lại, phụ cấp nhà ở, hoặc phụ cấp ăn trưa có thể giúp giảm bớt gánh nặng chi phí sinh hoạt cho nhân viên, từ đó tạo ra sự hài lòng và gắn bó hơn với công việc. Một ví dụ điển hình là nhiều công ty công nghệ hiện nay không chỉ trả lương cao mà còn cung cấp các phụ cấp hấp dẫn như bữa ăn miễn phí tại văn phòng, chương trình chăm sóc sức khỏe toàn diện, hay các hoạt động team building để tăng cường sự gắn kết trong đội ngũ.

Việc am hiểu chế độ lương thưởng và chế độ phụ cấp cho người lao động là rất quan trọng. Doanh nghiệp cần thực hiện nghiên cứu thị trường để xác định mức lương cạnh tranh so với những công ty trong cùng ngành hoặc khu vực. Đồng thời, cần thường xuyên rà soát và điều chỉnh các chế độ này để phù hợp với tình hình kinh tế và nhu cầu của người lao động. Nếu doanh nghiệp có thể cung cấp một chế độ đãi ngộ tốt, thì không chỉ có khả năng thu hút được nhiều nhân tài, mà còn có thể giữ chân họ lâu dài, từ đó tạo ra một môi trường làm việc tích cực và phát triển bền vững cho cả doanh nghiệp và nhân viên.

I. Quy định, quy chế lương thưởng, chế độ phụ cấp cho người lao động

1. Quy định về tiền lương, thưởng, phụ cấp cho người lao động

Tiền lương, thưởng và phụ cấp là những yếu tố không thể thiếu trong chính sách nhân sự của một tổ chức. Các quy chế, quy định về lương thưởng và chế độ phụ cấp cho người lao động đặc biệt quan trọng đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong quản lý nhân sự.

Dưới đây là một số quy chế và quy định về lương, thưởng, phụ cấp cho người lao động phổ biến:

➤ Tính công bằng và minh bạch

Khi doanh nghiệp xây dựng quy chế lương, thưởng, phụ cấp sẽ đảm bảo được sự công bằng và minh bạch trong việc xác định lương và phụ cấp cho người lao động. Điều này giúp giảm được sự tranh chấp trong việc chi lương và các khoản phụ cấp, thưởng.

➤ Tạo động lực và khích lệ

Quy chế lương thưởng công ty công bằng, minh bạch giúp tạo động lực và khích lệ nhân viên. Khi nhận mức tiền lương, thưởng, phụ cấp tốt, nhân viên sẽ làm việc chăm chỉ, đạt năng suất tối ưu, mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.

➤ Giữ được nhân viên và thu hút thêm nhân tài

Khi người lao động được trả mức lương và các phần thưởng, phụ cấp xứng đáng với công việc mà họ đã đóng góp, bản thân người lao động cảm thấy được quan tâm và được đánh giá cao. Điều này sẽ giữ chân được người lao động và thu hút thêm người lao động có năng lực cao.

➤ Quản lý được tài chính và nguồn lực doanh nghiệp

Doanh nghiệp sẽ quản lý hiệu quả tài chính và nguồn lực hơn khi có chế độ phụ cấp, quy chế lương thưởng cho nhân viên rõ ràng. Từ đó, có thể kiểm soát được ngân sách, tối ưu sử dụng nguồn lực đáp ứng được mục tiêu chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.

>> Tham khảo thêm: Quy định chi phí tiền lương, khoản phụ cấp người lao động.

2. Căn cứ để xây dựng quy chế lương thưởng cho người lao động

➤ Căn cứ các quy định pháp lý

Phải tuân thủ quy định của pháp luật liên quan đến việc áp dụng và xây dựng chính sách quy chế lương thưởng công ty. Điều này bao gồm tuân thủ quy định về mức lương tối thiểu, quyền lợi của người lao động, các khoản thuế và quy định khác liên quan.

>> Tìm hiểu thêm: Mức lương tối thiểu vùng và lương cơ sở.

➤ Căn cứ chính sách và chiến lược tổ chức

Chế độ lương thưởng phải phù hợp với chiến lược và chính sách của tổ chức. Đảm bảo hệ thống lương thưởng được xây dựng dựa trên mục tiêu, giá trị cốt lõi và tài chính của doanh nghiệp.

➤ Căn cứ phân tích công việc và định vị chức năng

Để tính toán mức lương thích hợp cho mỗi vị trí công việc, doanh nghiệp cần tiến hành phân tích chi tiết công việc và chức vụ của từng nhân viên. Từ đó xác định được các yếu tố như trình độ, trách nhiệm, kỹ năng đóng góp của từng vị trí công việc.

➤ Căn cứ hiệu suất lao động

Quy chế lương thưởng của công ty nên căn cứ theo hiệu suất công việc và kết quả làm việc của nhân viên để xác định các mức thưởng phù hợp.

Ngoài ra, quy chế lương thưởng còn được xây dựng dựa vào các yếu tố sau – cũng ảnh hưởng khá nhiều đến mức lương thưởng của mỗi doanh nghiệp, cụ thể:

• Trình độ học vấn;
• Số năm kinh nghiệm làm việc;
• Thị trường và tài chính của doanh nghiệp.

3. Trình tự quy trình xây dựng cơ chế lương thưởng cho người lao động

Doanh nghiệp có thể thực hiện các bước xây dựng quy chế trả lương, thưởng như sau:

➤ Thu thập thông tin

Thu thập các thông tin liên quan đến chính sách lương thưởng hiện tại của tổ chức, xem lại các quy định pháp lý, thông tin về thị trường lao động, yếu tố cạnh tranh và tài chính của doanh nghiệp.

➤ Phân tích chi tiết công việc

Tiến hành phân tích công việc và chức danh của nhân viên để xác định các yếu tố như trình độ, chuyên môn, trách nhiệm và mức độ đóng góp của từng vị trí. Điều này giúp doanh nghiệp quyết định được mức lương cơ bản cho từng nhân viên và vị trí làm việc.

➤ Đặt ra mục tiêu và các tiêu chí đánh giá

Dựa vào mục tiêu và tiêu chí đánh giá để xác định hiệu suất công việc của nhân viên bao gồm kết quả làm việc, đóng góp của cá nhân, năng lực về chuyên môn, đánh giá khả năng làm việc nhóm và các yếu tố khác tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh của tổ chức.

➤ Thiết kế hệ thống mức lương và thưởng

Xây dựng hệ thống lương thưởng dựa trên các yếu tố như lương cơ bản, các khoản phụ cấp, thưởng năng suất làm việc, khen thưởng đặc biệt… Đồng thời, doanh nghiệp cần xác định tỷ lệ phần trăm thưởng, mức lương và các điều kiện khác.

➤ Kiểm tra và sửa đổi bổ sung

Đưa ra bản dự thảo ban đầu của quy chế lương thưởng, kiểm tra và đánh giá tính công bằng, minh bạch, khả năng tài chính và thực thi của tổ chức. Sau đó tiến hành điều chỉnh và sửa đổi đảm bảo phù hợp với mục tiêu và điều kiện cụ thể của doanh nghiệp.

➤ Thông báo và đào tạo nhân viên

Thông báo quy chế lương thưởng và đào tạo quy chế cần thiết cho nhân viên đảm bảo hiểu rõ các quy định và quy tắc liên quan.

>> Tham khảo thêm: Thủ tục đăng ký hệ thống thang bảng lương doanh nghiệp.

4. Mẫu quy chế lương thưởng cho người lao động

Mẫu quy chế lương thưởng cho người lao động thông thường sẽ bao gồm các mục sau:

• Mục đích;
• Căn cứ pháp lý;
• Phạm vi áp dụng;
• Nội dung về quy chế lương thưởng;
• Khoản trợ cấp, phụ cấp;
• Tính và chi lương;
• Thủ tục xét chế độ tăng lương;
• Chế độ thưởng.

>> Tham khảo: Mẫu quy chế lương thưởng mới nhất của công ty Kế Toán Trực Tuyến.

II. Quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp cho chi phí lương thưởng, phụ cấp

1. Điều kiện để đưa chi phí lương, thưởng vào chi phí công ty khi tính thuế TNDN

Ở Việt Nam, quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) liên quan đến việc tính lương người lao động được xác định chủ yếu bởi Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 14/2008/QH12 ngày 03/06/2008.

Căn cứ pháp lý:

• Thông tư 96/2015/TT-BTC;
• Nghị định sửa đổi bổ sung của Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/06/2014;
• Thông tư số 119/2014/TT-BTC;
• Thông tư 151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014;
• Các văn bản hướng dẫn thi hành.

Để đưa chi phí tiền lương, thưởng và phụ cấp vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp thì cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Khoản lương thực tế chi trả có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và có chứng từ thanh toán theo quy định;
• Có quy định nêu rõ điều kiện được hưởng và mức lương được hưởng ở 1 trong các hồ sơ sau:
  • Hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp và người lao động;
  • Thỏa ước lao động tập thể của doanh nghiệp;
  • Quy chế tài chính của doanh nghiệp;
  • Quy chế lương thưởng.

2. Các khoản phụ cấp, thưởng, chi phí lương không được trừ  và được trừ khi tính thuế TNDN

2.1. Các khoản phụ cấp, thưởng, chi phí lương không được trừ khi tính thuế TNDN

Theo quy định tại Điều 6 Thông tư 78/2014 được sửa đổi tại Điều 4 Thông tư 96/2015 và Khoản 2 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BCT, chi tiền lương, thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp dưới đây sẽ không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp:

➤ Chi tiền lương và các khoản phải trả cho người lao động: Doanh nghiệp đã ghi nhận hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng không chi trả thực tế hoặc không có chứng từ thanh toán cho người lao động theo quy định của pháp luật.

➤ Những khoản lương, thưởng chi cho người lao động nhưng không ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức hưởng tại 1 trong các hồ sơ sau:

• Hợp đồng lao động;
• Thỏa ước lao động;
• Quy chế tài chính của doanh nghiệp;
• Quy chế thưởng do cấp trên quy định.

➤ Trường hợp chi tiền lương và các khoản phụ cấp trả cho người lao động nhưng quá hạn nộp hồ sơ quyết toán năm thực tế chưa chi trả, trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập dự phòng bổ sung vào quỹ lương năm sau liền kề. Khi đó:

• Mức dự phòng không quá 17% hàng năm quỹ tiền lương thực hiện;
• Việc trích lập phải đảm bảo doanh nghiệp không được lỗ, trường hợp lỗ thì sẽ không được trích lập đủ 17%.

➤ Tiền lương của doanh nghiệp tư nhân, chủ doanh nghiệp TNHH một thành viên (chỉ do 1 cá nhân làm chủ), tiền lương chi trả cho ban lãnh đạo, sáng lập viên, các thành viên của hội đồng thành viên, quản trị không trực tiếp tham gia vào điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh.

2.2. Các khoản phụ cấp, thưởng và chi phí lương được trừ khi tính thuế TNDN

Chi tiền lương, thưởng cho người lao động sẽ được tính vào chi phí được trừ nếu thuộc một trong các trường hợp dưới đây:

➤ Khi doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với cá nhân là người nước ngoài, trong đó có ghi rõ khoản chi tiền học cho con của người lao động nước ngoài tại Việt Nam từ bậc học mẫu giáo tới hết cấp 3 được công ty chi trả có tính chất tiền lương, tiền công và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ.

➤ Khi trên hợp đồng lao động có nêu rõ khoản chi phí tiền nhà do doanh nghiệp trả cho người lao động, khoản chi trả này có tính chất là tiền lương, tiền công và có đầy đủ hóa đơn.

➤ Khi doanh nghiệp ký hợp đồng với doanh nghiệp nước ngoài, trong đó có nêu rõ doanh nghiệp Việt Nam phải chịu chi trả các chi phí chỗ ở cho chuyên gia người nước ngoài trong thời gian công tác tại Việt Nam, thì tiền thuê nhà chi cho các chuyên gia nước ngoài được tính vào chi phí được trừ.

➤ Khi chi phụ cấp cho lao động về chi phí đi lại, ăn ở khi đi công tác có đầy đủ hóa đơn, chứng từ. Trường hợp doanh nghiệp có khoán chi phụ cấp chi phí đi lại, ăn ở cho nhân viên đi công tác theo đúng quy chế tài chính của công ty thì khoản khoán chi được đưa vào chi phí được trừ.

➤ Khi doanh nghiệp cử nhân viên đi công tác (trong và ngoài nước) có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, tiền vé máy bay… Các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân đủ điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt và được tính vào chi chí khi đáp ứng đủ những điều kiện sau:

• Có hóa đơn, chứng từ hợp lệ do bên nhà cung cấp xuất;
• Có văn bản quyết định cử đi công tác;
• Trên quy chế nội bộ hoặc quy chế tài chính có quy định cho phép nhân viên được phép thanh toán các khoản đi công tác bằng thẻ tài khoản ngân hàng cá nhân và sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho nhân viên đã thực hiện chi trả;
• Trường hợp doanh nghiệp mua vé máy bay thông qua website thương mại điện tử cho nhân viên đi công tác phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh thì để đưa vào chi phí hợp lý cần có vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và thanh toán qua ngân hàng, không dùng tiền mặt;
• Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay thì cần có quyết định cử đi công tác, vé máy bay điện tử và chứng từ thanh toán qua ngân hàng của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình công tác.

Tham khảo thêm:

>> Chi phí được trừ và chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN;

>> Hạch toán tiền lương và các khoản trích lương theo Thông tư 200;

>>Dịch vụ tính lương, kế toán tiền lương cho doanh nghiệp.

III. Quy định về thuế thu nhập cá nhân đối với chi phí lương thưởng, phụ cấp

1. Điều kiện để đưa chi phí lương thưởng vào chi phí công ty khi tính thuế TNCN

Để đưa chi phí lương, thưởng, phụ cấp vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập cá nhân cần có các giấy tờ pháp lý sau:

• Hợp đồng lao động giữa người lao động với doanh nghiệp;
• Quy chế của doanh nghiệp về lương thưởng, phụ cấp;
• Quyết định tăng lương của doanh nghiệp;
• Bảng chấm công chi tiết hàng tháng;
• Bảng chi thanh toán (có chữ ký của nhân viên);
• Xây dựng thang bảng lương;
• Phiếu chi thanh toán lương nhân viên, hoặc chứng từ thanh toán qua ngân hàng;
• Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thay thì phải có mã số thuế và giấy ủy quyền quyết toán thuế thay;
• Quyết định cử đi công tác, hóa đơn, giấy đi đường;
• Tờ khai thuế TNCN hàng tháng hoặc quý;
• Tờ khai quyết toán thuế TNCN cuối năm;
• Chứng từ nộp thuế TNCN (nếu có).

TẢI MIỄN PHÍ: 

>>Tờ khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN);

>> Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN;

>>Tờ khai quyết toán thuế TNCN.

2. Các khoản thu nhập chịu thuế và thu nhập miễn thuế thu nhập cá nhân

2.1. Các khoản thu nhập chịu thuế TNCN

1. Thu nhập lương và phụ cấp: Lương cơ bản, thưởng, phụ cấp cho người lao động và các khoản phụ cấp khác;
2. Thu nhập từ hoạt động kinh doanh và cung cấp dịch vụ: Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh, cung cấp dịch vụ và các khoản thu nhập từ nghề tự do;
3. Thu nhập từ lợi tức đầu tư: Cổ tức, lợi nhuận từ chứng khoán và các nguồn đầu tư khác;
4. Thu nhập từ bất động sản: Cho thuê nhà, bán nhà và các giao dịch bất động sản;
5. Thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản: Chuyển nhượng bất động sản, bán nhà hoặc đất;
6. Thu nhập từ các hoạt động nghệ thuật và văn hóa: Biểu diễn nghệ thuật, sáng tác và các hoạt động liên quan;
7. Thu nhập từ tiền thưởng và quảng cáo: Tiền thưởng và thu nhập từ hoạt động quảng cáo.

Tham khảo thêm:

>> Cách kê khai thuế TNCN từ chuyển nhượng bất động sản;

>>Cách kê khai thuế TNCN từ chuyển nhượng vốn góp, cổ phần.

2.2. Những khoản thu nhập không phải chịu thuế TNCN (thu nhập miễn thuế TNCN)

Các khoản thu nhập từ việc chuyển nhượng bất động sản giữa các thành viên trong gia đình như vợ chồng, cha mẹ và con cái, cha mẹ nuôi với con nuôi, cha mẹ chồng với con dâu, bố mẹ vợ với con rể, ông bà nội với cháu nội, ông bà ngoại với cháu ngoại, cũng như anh chị em ruột trong gia đình; Thu nhập từ việc chuyển nhượng quyền sử dụng đất, nhà ở và tài sản gắn liền với đất ở trong trường hợp cá nhân chỉ sở hữu duy nhất một nhà ở và quyền sử dụng đất tại Việt Nam; Khoản thu nhập từ quyền sử dụng đất mà nhà nước giao không phải trả chi phí hoặc được giảm tiền sử dụng đất; Khoản thu nhập từ tài sản thừa kế hoặc quà tặng là bất động sản giữa vợ chồng, cha mẹ và con cái, cha mẹ nuôi với con nuôi, cha mẹ chồng với con dâu, bố mẹ vợ với con rể, ông bà nội với cháu nội, ông bà ngoại với cháu ngoại, hay giữa anh chị em ruột trong gia đình; Khoản thu nhập từ lãi tiền gửi tại các tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nhà nước, lãi từ bảo hiểm nhân thọ, lãi trái phiếu Chính phủ; Khoản thu nhập từ kiều hối; Thu nhập từ làm việc vào ban đêm hoặc làm thêm giờ với mức trả cao hơn so với tiền lương vào ban ngày; Khoản lương hưu do quỹ bảo hiểm xã hội chi trả theo quy định; Khoản thu nhập từ học bổng; Khoản thu nhập từ bồi thường bảo hiểm nhân thọ và phi nhân thọ, bảo hiểm sức khỏe cho nhân viên, bồi thường tai nạn lao động, các khoản bồi thường hỗ trợ theo quy định pháp luật, các khoản bồi thường của nhà nước và những khoản khác theo quy định; Khoản thu nhập nhận từ các quỹ từ thiện được phép hoạt động bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền; Khoản thu nhập nhận từ nguồn viện trợ quốc tế.

Tham khảo thêm:

>>Cách tính thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công;

>> Cách quyết toán thuế thu nhập cá nhân trực tuyến;

>> Dịch vụ quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

IV. Câu hỏi thường gặp về quy chế lương thưởng, phụ cấp cho người lao động

1. Khoản phụ cấp gói chăm sóc sức khỏe cho nhân viên có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và có quy định mức cụ thể không? 

Khoản phụ cấp sức khỏe sẽ được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nhưng với điều kiện là tổng các khoản phụ cấp trong năm không quá 1 tháng lương bình quân. Và phải có hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi giá trị hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.

>> Xem chi tiết: Chi phí lương thưởng, phụ cấp được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN.

2. Đối với các khoản chi công tác cho giám đốc công ty TNHH 1 thành viên thì có được đưa vào chi phí không? Cần điều kiện gì để ghi nhận?

Khoản chi công tác cho giám đốc công ty TNHH 1 thành viên sẽ được trừ và đưa vào chi phí khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Có đầy đủ chứng từ chứng minh được là khoản chi cho hoạt động kinh doanh có hóa đơn, chứng từ hợp pháp;
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn trên 20 triệu đồng;
• Có đầy đủ bộ chứng từ đi công tác hợp lệ như giấy quyết định cử đi công tác, giấy đi đường có xác nhận, hóa đơn vé máy bay, vé tàu, khách sạn, taxi…

>> Xem chi tiết:Chi phí lương, thưởng, phụ cấp được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN.