Cách tính các khoản chi phí bị khống chế khi tính thuế TNDN

Các chi phí bị khống chế khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) như trích lập quỹ dự phòng tiền lương, chi phí lãi vay, chi phí đồng phục, tài sản cố định…

Trong quá trình hoạt động doanh nghiệp, việc quản lý chi phí là một yếu tố vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Các khoản chi phí này không chỉ bao gồm các chi phí hàng ngày như tiền lương, nguyên liệu, và chi phí vận chuyển, mà còn có những khoản chi không thể thiếu khác như chi phí marketing, chi phí thuê văn phòng, và các khoản chi cho các dịch vụ hỗ trợ kinh doanh. Tuy nhiên, mặc dù các khoản chi phí này có thể có chứng từ hợp lý và hợp lệ, nhưng vẫn có một số khoản bị khống chế mức chi khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Cụ thể, theo quy định của pháp luật thuế, một số khoản chi phí sẽ bị giới hạn mức khấu trừ khi tính thuế TNDN. Ví dụ, chi phí tiếp khách thường chỉ được khấu trừ tối đa 10% của doanh thu chịu thuế. Điều này có nghĩa là nếu doanh nghiệp chi tiêu quá mức cho các bữa tiệc hoặc sự kiện tiếp khách, phần chi phí vượt quá tỷ lệ này sẽ không được khấu trừ thuế. Ngoài ra, khoản chi cho quà biếu, tài trợ cũng thường bị giới hạn ở một mức nhất định, nhằm ngăn chặn việc lợi dụng chi phí để giảm thuế.

Một ví dụ khác là chi phí lãi vay. Theo quy định, chỉ một phần lãi vay nhất định sẽ được coi là hợp lệ cho việc khấu trừ thuế. Điều này có thể gây khó khăn cho các doanh nghiệp có mức vay cao để mở rộng sản xuất hoặc đầu tư.

Bên cạnh đó, chi phí khấu hao tài sản cố định cũng có những quy định riêng, và không phải tất cả các khoản khấu hao đều được chấp nhận. Doanh nghiệp cần phải tuân thủ các quy định về thời gian và tỷ lệ khấu hao để đảm bảo rằng các khoản chi này được tính đúng khi quyết toán thuế.

Việc hiểu rõ các khoản chi phí bị khống chế khi tính thuế TNDN không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuế mà còn giúp họ lập kế hoạch tài chính hợp lý hơn. Do đó, doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật và nắm vững các quy định về thuế để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của mình. Nếu cần thiết, doanh nghiệp có thể tham khảo ý kiến của các chuyên gia tư vấn thuế hoặc các dịch vụ kế toán chuyên nghiệp để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và khai thác tối đa các lợi ích từ các khoản chi phí hợp lý. Cùng Kế Toán Trực Tuyến tìm hiểu sâu hơn về các khoản chi phí này và cách thức quản lý chúng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

I. Căn cứ pháp lý

• Thông tư 78/2014/TT-BTC;
• Thông tư 96/2015/TT-BTC;
• Thông tư 25/2018/TT-BTC.

II. 9 loại chi phí bị khống chế khi tính thuế TNDN

1. Dự phòng tiền lương (không quá 17% quỹ lương thực hiện)

Theo quy định tại Điểm 2.5 Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC đã được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, nếu đến thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân mà doanh nghiệp vẫn còn nợ lương của nhân viên, doanh nghiệp có thể trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau. Mức trích lập dự phòng hàng năm sẽ do doanh nghiệp tự quyết định nhưng không được vượt quá 17% của quỹ tiền lương thực tế đã chi.

Quỹ tiền lương thực tế được tính bằng tổng số tiền lương mà doanh nghiệp đã chi trả trong năm đó, tính đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán thuế (không bao gồm số tiền đã trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước đã được chi ra trong năm quyết toán thuế). Việc trích lập dự phòng tiền lương cần phải bảo đảm rằng doanh nghiệp không bị lỗ sau khi thực hiện trích lập, nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%.

Trong trường hợp doanh nghiệp đã trích lập quỹ dự phòng tiền lương trong năm trước mà sau 6 tháng kể từ khi kết thúc năm tài chính vẫn chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ dự phòng đó, doanh nghiệp cần phải tính giảm chi phí cho năm tiếp theo.

Ví dụ: 

Công ty có năm tài chính trùng với năm dương lịch, đến ngày 31/03/2024 là hạn quyết toán thuế, doanh nghiệp đã thực tế chi trả 2,5 tỷ đồng tiền lương nhưng vẫn nợ 500 triệu đồng tiền lương năm 2023 của lao động.

Trong năm 2023 công ty đã chi trả đủ tiền lương nên không trích dự phòng. Vậy số tiền doanh nghiệp được trích dự phòng năm 2024 tối đa là 17% x 2,5 tỷ đồng = 425 triệu đồng.

Tham khảo chi tiết: 

>>Quy định trích lập quỹ dự phòng tiền lương;

>> Dịch vụ kế toán thuế trọn gói – Chỉ từ 500.000 đồng.

2. Chi phí trang phục, đồng phục của người lao động (chi tiền mặt không quá 5.000.000 đồng)

Căn cứ tại Điểm 2.7 Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, doanh nghiệp có thể chi trợ cấp trang phục bằng 1 trong 3 hình thức:

• Tiền mặt;
• Hiện vật;
• Cả tiền mặt và hiện vật.

Tuy nhiên đối với khoản chi bằng tiền mặt cho trang phục, đồng phục thì doanh nghiệp bị khống chế trong mức 5.000.000 đồng/người/năm, cụ thể:

• Nếu doanh nghiệp trợ cấp trang phục bằng tiền:
  • Đối với phần không vượt quá 5.000.000 đồng/người/năm được tính vào chi phí được trừ;
  • Đối với phần vượt quá 5.000.000 đồng/người/năm không được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Nếu chi trang phục bằng hiện vật thì sẽ không bị khống chế mức chi phí. Tuy nhiên doanh nghiệp phải có chứng từ hợp pháp, hợp lý, hợp lệ đối với khoản này (hóa đơn, chứng từ thanh toán…);
• Nếu doanh nghiệp vừa chi bằng tiền, vừa chi bằng hiện vật thì phần chi bằng tiền sẽ bị khống chế không vượt mức 5.000.000 đồng/người/năm.

>> Xem thêm: Chi phí tính thuế TNDN – Chi phí được trừ và chi phí không được trừ.

3. Khoản chi phúc lợi trực tiếp cho NLĐ (không quá 1 tháng lương bình quân thực tế thực hiện)

Căn cứ tại Khoản 4 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC, các khoản chi liên quan đến phúc lợi cho người lao động nếu vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp thì không được trừ khi tính thuế TNDN.

Các khoản phúc lợi bao gồm:

• Nghỉ mát;
• Hỗ trợ học tập;
• Hiếu hỉ của người lao động;
• Hỗ trợ gia đình người lao động bị thiên tai, tai nạn, ốm đau;
• Khen thưởng cho con cái người lao động có thành tích trong học tập;
• Chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác (trừ khoản mua bảo hiểm nhân thọ và bảo hiểm hưu trí tự nguyện).

4. Khoản nộp bảo hiểm hưu trí tự nguyện, nhân thọ (không quá 3.000.000 đồng/người/tháng)

Căn cứ tại Khoản 3 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC, phần vượt chi mức 3.000.000 đồng/người/tháng đối với các khoản: bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ, phần vượt mức quy định đóng bảo hiểm bắt buộc.

5. Chi phí tiền lương cho chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty TNHH 1 thành viên, người sáng lập, thành viên của hội đồng quản trị không tham gia điều hành hoạt động kinh doanh

Loại trừ toàn bộ theo Tiết d Khoản 2.5 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC.

6. Các chi phí trả trước (phân bổ không quá 3 năm)

Điểm 2.2 Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định công cụ dụng cụ, bao bì luân chuyển không đủ điều kiện ghi nhận là tài sản cố định cũng được phân bổ vào chi phí trong kỳ nhưng tối đa 3 năm.

Theo Điều 47 Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 về chi phí trả trước quy định:

• Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo, quảng cáo phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động được phân bổ tối đa không quá 3 năm;
• Chi phí sửa chữa tài sản cố định phát sinh 1 lần có giá trị lớn doanh nghiệp không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định thì được phân bổ tối đa không quá 3 năm.

Như vậy, các chi phí kể trên khi phân bổ vượt quá 3 năm sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Bài viết liên quan: 

>> Cách phân bổ công cụ dụng cụ;

>>Cách tính khấu hao tài sản cố định.

7. Thời gian trích khấu hao tài sản cố định theo khung tại Thông tư 45/2013/TT-BTC

Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015, sửa đổi bổ sung theo Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC ngày 16/03/2018. Các phần trích khấu hao được quy định hiện hành của Bộ Tài chính về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định theo Thông tư 45/2013/TT-BTC. Các chi phí không nằm trong phạm vi này sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Một số trường hợp cụ thể về khấu hao tài sản cố định như sau:

• Nếu thời gian trích khấu hao ít hơn khung trích khấu hao theo Thông tư 45/2013/TT-BTC thì chi phí trích vượt sẽ bị loại ra khỏi chi phí được trừ của kỳ đó khi tính thuế TNDN;
• Doanh nghiệp sẽ không được tính vào chi phí được trừ phần trích khấu hao tương ứng với nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng/xe đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống, ngoại trừ:
  • Ô tô dùng cho kinh doanh vận tải hành khách;
  • Ô tô dùng cho kinh doanh du lịch, khách sạn;
  • Ô tô dùng làm mẫu và lái thử cho kinh doanh ô tô.

>> Xem thêm:Khung thời gian trích khấu hao tài sản cố định.

8. Chi phí lãi vay không được trừ

Theo Khoản 2.17, 2.18 và Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC sửa đổi, bổ sung bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC. Các khoản chi phí lãi vay bị khống chế được quy định như sau:

➧ Phần lãi vay của các đối tượng không phải là tổ chức tín dụng hoặc tổ chức kinh tế vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm vay

• Mức lãi suất cơ bản của ngân hàng nhà nước áp dụng theo Quyết định số 2868/QĐ-NHNN là 9%/ năm.
• Nếu lãi suất vay vượt quá 13,5% thì phần vượt quá sẽ không được tính vào chi phí hợp lý trong kỳ.

➧ Trường hợp doanh nghiệp chưa góp đủ vốn điều lệ

Chi trả lãi tiền vay phải tương ứng với vốn điều lệ còn thiếu theo tiến độ góp vốn ghi trong điều lệ của doanh nghiệp.

• Nếu số tiền vay ≤ số vốn điều lệ góp thiếu: Lãi vay bị loại toàn bộ;
• Nếu số tiền vay > số vốn điều lệ góp thiếu thì:
  • Trường hợp doanh nghiệp có nhiều khoản vay: Lãi tiền vay không được trừ bằng tỷ lệ (%) giữa vốn điều lệ còn thiếu trên tổng số tiền vay nhân tổng số lãi vay;
  • Trường hợp doanh nghiệp chỉ có 1 khoản vay: Lãi vay không được trừ = Số vốn điều lệ còn thiếu lãi khoản vay x Thời gian góp vốn thiếu.

Ví dụ: 

Công ty có vốn điều lệ 5 tỷ đồng.

• Giai đoạn 01/02/2024 – 31/03/2024 doanh nghiệp thực hiện vay vốn, tuy nhiên vẫn chưa góp đủ vốn đăng ký số tiền 3 tỷ đồng. Khoản vay 1 tỷ đồng, tiền lãi phải trả trong 2 tháng là 20.000.000 đồng do khoản vay;
• Giai đoạn 01/04/2024 – 30/06/2024 tổng khoản vay 4 tỷ đồng, lãi giai đoạn này là 150.000.000 đồng;
• Giai đoạn 01/07/2024 – 31/12/2024 doanh nghiệp góp thêm 1 tỷ đồng, số vốn điều lệ chưa góp đủ là 2 tỷ đồng. Tổng các khoản vay giai đoạn này vẫn là 4 tỷ đồng, lãi vay giai đoạn này phải trả là 300.000.000 đồng.

Lãi vay không được trừ xác định = 20.000.000 + 3/4 x 150.000.000 + 2/4 x 300.000.000

➧ Khống chế 30% EBITDA đối với các doanh nghiệp có giao dịch liên kết theo Khoản 3 Điều 16 Nghị định 132/2020/NĐ-CP ban hành ngày 16/03/2018

Tổng chi phí lãi vay của người nộp thuế, sau khi đã trừ đi lãi tiền gửi và lãi cho vay phát sinh trong kỳ, sẽ bị giới hạn không vượt quá 30% tổng lợi nhuận thuần từ hoạt động sản xuất, kinh doanh trong kỳ, cộng thêm các chi phí lãi vay đã được điều chỉnh. Các khoản chi phí lãi vay không được trừ sẽ được chuyển sang kỳ tính thuế tiếp theo để tính vào tổng chi phí lãi vay được phép trừ, trong trường hợp tổng chi phí lãi vay phát sinh trong kỳ tiếp theo thấp hơn mức quy định. Thời gian chuyển tiếp cho chi phí lãi vay này sẽ kéo dài liên tục tối đa là năm năm, bắt đầu từ năm sau năm phát sinh chi phí lãi vay không được trừ.

Xem thêm: 

>>Cách tính chi phí lãi vay trong giao dịch liên kết;

>>Cách hạch toán vốn hóa chi phí lãi vay.

9. Chi phí vượt định mức sử dụng nguyên vật liệu

Theo Điểm 2.3 Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC ban hành 26/12/2013 được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC ban hành ngày 22/06/2015, cụ thể: Phần chi vượt định mức tiêu hao nguyên vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa đối với một số nguyên vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa đã được nhà nước ban hành định mức sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

III. Câu hỏi về các chi phí bị khống chế khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

1. Nếu doanh nghiệp tính đến 31/03 đã thanh toán đủ lương cho nhân viên thì có được trích dự phòng tiền lương 17% quỹ lương thực hiện để tăng chi phí cho doanh nghiệp không?

Theo Điểm 2.5 Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, nếu đến ngày hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN mà doanh nghiệp còn nợ lương người lao động thì mới được trích dự phòng tiền lương.

Vì vậy, nếu doanh nghiệp bạn có thực hiện trích chi phí dự phòng trong trường hợp này sẽ bị loại khoản dự phòng khỏi chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.

2. Có phải tất cả chi phí doanh nghiệp lấy đầy đủ hóa đơn, chứng từ đều được tính là chi phí của doanh nghiệp không?

Không. Các chi phí có đầy đủ hóa đơn, chứng từ cần thỏa mãn các điều kiện tại Khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC sửa đổi tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư 119/2014/TT-BTC:

• Phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh;
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn có giá trị từ 20.000.000 đồng.

Ngoài ra còn có nhiều khoản chi phí của doanh nghiệp bị khống chế theo Điều 2 Khoản 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC.

Thanh Tuyền – Phòng Kế Toán Trực Tuyến