Cách hạch toán tài khoản 334 (TK 334)-phải trả người lao động

Kết cấu tài khoản 334 – Phải trả người lao động, là một tài khoản quan trọng trong hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam, được quy định rõ ràng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Tài khoản này chủ yếu dùng để phản ánh nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với người lao động, bao gồm các khoản phải trả như tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và các khoản khấu trừ khác liên quan đến người lao động.

Kết cấu tài khoản 334

Tài khoản 334 có cấu trúc như sau:

• Bên Nợ:
  • Phản ánh các khoản giảm nợ phải trả cho người lao động, bao gồm các khoản đã thanh toán cho người lao động, các khoản giảm lương do nghỉ phép không lương, hoặc các khoản giảm khác.
• Bên Có:
  • Phản ánh các khoản tăng nợ phải trả cho người lao động, như tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp, và các khoản khấu trừ khác liên quan đến người lao động.

Cách hạch toán tài khoản 334

Việc hạch toán tài khoản 334 theo Thông tư 200 được thực hiện như sau:

1. Hạch toán tiền lương:
   • Khi doanh nghiệp chi trả tiền lương cho nhân viên, ghi nhận khoản lương phải trả.
   • Ví dụ: Doanh nghiệp A có tổng tiền lương tháng 10 là 50 triệu đồng.
     • Hạch toán:
       • Nợ TK 641 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): 50.000.000
       • Có TK 334 (Phải trả người lao động): 50.000.000
2. Hạch toán tiền thưởng:
   • Khi doanh nghiệp quyết định chi thưởng cho người lao động, ghi nhận khoản thưởng phải trả.
   • Ví dụ: Doanh nghiệp A quyết định thưởng cho nhân viên 5 triệu đồng vào tháng 10.
     • Hạch toán:
       • Nợ TK 641: 5.000.000
       • Có TK 334: 5.000.000
3. Hạch toán các khoản khấu trừ:
   • Khi có các khoản khấu trừ từ lương, như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thuế thu nhập cá nhân, phải ghi nhận giảm khoản phải trả.
   • Ví dụ: Giả sử tổng các khoản khấu trừ từ lương của nhân viên trong tháng 10 là 10 triệu đồng.
     • Hạch toán:
       • Nợ TK 334: 10.000.000
       • Có TK 333 (Thuế và các khoản phải nộp nhà nước): 10.000.000
4. Kết chuyển khi thanh toán:
   • Khi doanh nghiệp thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho người lao động, ghi nhận việc thanh toán.
   • Ví dụ: Doanh nghiệp A thanh toán tiền lương và thưởng cho nhân viên tổng cộng 45 triệu đồng.
     • Hạch toán:
       • Nợ TK 334: 45.000.000
       • Có TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Ngân hàng): 45.000.000

Kết luận

Tài khoản 334 – Phải trả người lao động không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi nghĩa vụ tài chính đối với nhân viên mà còn là công cụ quản lý chi phí nhân sự hiệu quả. Việc nắm rõ cách hạch toán tài khoản này giúp doanh nghiệp đảm bảo minh bạch trong báo cáo tài chính, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật về lao động và tài chính.

I. Nội dung, kết cấu tài khoản 334 – Phải trả người lao động

Tài khoản 334 được chia thành 2 tài khoản cấp hai:

• Tài khoản 3341 – Phải trả công người lao động;
• Tài khoản 3348 – Phải trả người lao động khác.

II. Cách hạch toán tài khoản 334 – Phải trả người lao động

1. Tính tiền lương, các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động

Nợ TK 241, 622, 623, 627, 641, 642: Tổng tiền lương và phụ cấp phải trả;

Có TK 334: Tổng tiền lương, phụ cấp phải trả.

2. Tính tiền thưởng phải trả cho người lao động

➤ Xác định số tiền thưởng người lao động được trích từ quỹ khen thưởng:

Nợ TK 3531: Tiền thưởng phải trả người lao động;

Có TK 334: Tiền thưởng phải trả cho người lao động.

➤ Khi chi trả tiền thưởng cho người lao động:

Nợ TK 334: Tiền thưởng chi trả cho người lao động;

Có TK 111, 112: Tiền thưởng chi trả cho người lao động.

3. Tính tiền bảo hiểm xã hội hưởng chế độ ốm đau, thai sản… phải trả cho người lao động

Phát sinh người lao động được hưởng chế độ ốm đau, thai sản, công ty phải tính tiền BHXH phải trả cho công người lao động:

Nợ TK 3383: Số tiền được hưởng chế độ;

Có TK 334: Số tiền được hưởng chế độ.

4. Tính tiền lương nghỉ phép phải trả cho người lao động

Hàng tháng, kế toán thực hiện tính (trích trước) tiền lương nghỉ phép cho người lao động:

Nợ TK 622, 623, 627, 641, 642: Số tiền lương nghỉ phép;

Nợ TK 335: Số tiền lương nghỉ phép (nếu có trích trước);

Có TK 334: Số tiền lương nghỉ phép.

5. Các khoản phải trừ vào lương

➤ Khoản tiền tạm ứng chưa chi hết:

Nợ TK 334: Số tiền tạm ứng chưa chi hết;

Có TK 141: Số tiền tạm ứng chưa chi hết.

➤ Khoản tiền thu bồi thường về tài sản theo quyết định xử lý:

Nợ TK 334: Số tiền thu bồi thường;

Có TK 138: Số tiền thu bồi thường.

➤ Khoản trích trừ BHXH, BHYT, BHTN vào lương người lao động:

Nợ TK 334: Tổng tiền BHXH, BHYT, BHTN người lao động phải nộp;

Có TK 3383: BHXH trích trừ vào lương (8% x mức lương tham gia bảo hiểm);

Có TK 3384: BHYT trích trừ vào lương (1.5% x mức lương tham gia bảo hiểm);

Có TK 3386: BHTN trích trừ vào lương (1% x mức lương tham gia bảo hiểm).

6. Tính tiền thuế TNCN

Tính tiền thuế TNCN của người lao động phải nộp cho ngân sách nhà nước:

Nợ TK 334: Số tiền thuế TNCN phải nộp;

Có TK 3335: Số tiền thuế TNCN phải nộp.

7. Ứng trước hoặc thực trả lương

Khi người lao động ứng trước tiền lương hoặc doanh nghiệp chi trả tiền lương cho người lao động:

Nợ TK 334: Số tiền ứng trước hoặc trả lương cho người lao động;

Có TK 111, 112: Số tiền ứng trước hoặc trả lương cho người lao động.

8. Thanh toán các khoản phải trả

Các khoản phải trả khác như tiền ăn, tiền nhà, tiền điện thoại, tiền xăng xe, tiền học phí…:

Nợ TK 334: Khoản tiền phải trả cho người lao động;

Có TK 111, 112: Khoản tiền phải trả cho người lao động.

9. Trường hợp trả lương hoặc thưởng cho người lao động bằng sản phẩm, hàng hóa

Khi doanh nghiệp trả lương hoặc thưởng cho người lao động bằng sản phẩm, hàng hóa, phải ghi nhận doanh thu bán hàng hóa, ghi:

Nợ TK 334 – Số tiền sản phẩm, hàng hóa đã bao gồm thuế;

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng;

Có TK 33311 – Số tiền thuế GTGT phải nộp.

III. Các câu hỏi thường gặp về hạch toán TK 334 – Phải trả người lao động