Hướng dẫn cách hạch toán & quy trình nhập kho thành phẩm

Thành phẩm là gì? Quy trình nhập kho thành phẩm và cách hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên, kiểm kê định kỳ.

I. Căn cứ pháp lý

• Thông tư 133/2016/TT-BTC;
• Thông tư 200/2016/TT-BTC.

II. Thành phẩm là gì?

Thành phẩm là sản phẩm đã hoàn thiện qua quá trình chế biến, được sản xuất bởi doanh nghiệp hoặc gia công từ bên ngoài, đã được kiểm nghiệm và đảm bảo chất lượng phù hợp trước khi nhập kho. Thành phẩm thường bao gồm các bộ phận sản xuất chính và phụ.

III. Quy trình nhập kho thành phẩm

1. Bước 1: Vận chuyển thành phẩm về kho

Sau khi sản xuất xong, các bộ phận trong doanh nghiệp như vận chuyển và kho sẽ chuyển thành phẩm về kho chứa hàng.

Lưu ý: Doanh nghiệp cần đảm bảo không mất mát về số lượng và chất lượng sản phẩm trong quá trình vận chuyển.

2. Bước 2: Kiểm đếm và sắp xếp thành phẩm

Nhân viên kho sẽ kiểm đếm và kiểm tra chất lượng của thành phẩm, sau đó sắp xếp chúng vào vị trí phù hợp theo quy định.

3. Bước 3: Lập phiếu nhập kho

Bộ phận kế toán sẽ lập phiếu nhập kho dựa trên số liệu từ bộ phận kho, phiếu này cần có chữ ký của các bộ phận liên quan.

4. Bước 4: Duyệt phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho sau khi được ký sẽ được gửi lên cấp quản lý để phê duyệt. Chỉ khi có chữ ký, phiếu mới trở thành chứng từ hợp lệ.

5. Bước 5: Cập nhật phiếu nhập kho và thẻ kho

Phiếu nhập kho sẽ được chuyển về cho thủ kho để tiến hành cập nhật vào thẻ kho, nhằm theo dõi và kiểm soát số lượng tồn kho.

6. Bước 6: Ghi sổ kế toán và lưu trữ chứng từ

Kế toán sẽ ghi sổ nhập kho thành phẩm và lưu trữ chứng từ để phục vụ cho việc kiểm soát và báo cáo tài chính.

IV. Phương pháp, cách hạch toán nhập kho thành phẩm

1. Tài khoản hạch toán nhập kho thành phẩm

Hạch toán thành phẩm nhập kho phụ thuộc vào phương pháp kế toán hàng tồn kho mà doanh nghiệp áp dụng. Có hai phương pháp chính là:

• Phương pháp kiểm kê định kỳ;
• Phương pháp kê khai thường xuyên.

>> Tham khảo thêm:Phương pháp kê khai hàng tồn kho.

1.1. Tài khoản 155 – Thành phẩm (áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên)

➤ Để ghi nhận hàng thành phẩm nhập kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán sử dụng tài khoản 155 và ghi nhận thành phẩm nhập kho theo nguyên tắc sau:

• Tài khoản 155: Phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của từng loại thành phẩm;
• Giá trị thành phẩm bao gồm các chi phí như:
  • Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp;
  • Chi phí nhân công trực tiếp;
  • Chi phí sản xuất chung;
  • Các chi phí khác liên quan đến sản xuất thành phẩm (*).
• Giá trị thành phẩm thuê ngoài được xác định theo giá thành thực tế;
• Kế toán thực hiện kê chi tiết nhập, xuất kho thành phẩm hàng ngày.

Lưu ý: (*): Các chi phí vượt định mức không được hạch toán vào giá trị thành phẩm nhập kho.

>> Tham khảo thêm: Hạch toán hàng tồn kho.

➤ Kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 155:

• Bên nợ (ghi nhận tăng):
  • Giá trị thành phẩm đủ điều kiện nhập kho;
  • Giá trị thành phẩm thừa qua kiểm kê;
  • Kết chuyển giá trị thành phẩm tồn kho cuối kỳ.
• Bên có (ghi nhận giảm):
  • Giá trị thành phẩm xuất kho;
  • Giá trị thành phẩm thiếu hụt qua kiểm kê;
  • Kết chuyển giá trị thành phẩm đầu kỳ.
• Số dư bên nợ: Trị giá thực tế của thành phẩm tồn kho.

1.2. Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán (áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ)

Để ghi nhận hàng thành phẩm nhập kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán sử dụng tài khoản 632.

Dưới đây là kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 632 trong trường hợp hạch toán kiểm kê định kỳ:

• Bên nợ:
  • Trị giá vốn của thành phẩm tồn kho đầu kỳ;
  • Phần trích lập cho dự phòng giảm giá hàng tồn kho;
  • Giá vốn của thành phẩm nhập kho.
• Bên có:
  • Kết chuyển giá vốn thành phẩm tồn kho cuối kỳ;
  • Khoản hoàn nhập từ dự phòng giảm giá hàng tồn kho;
  • Kết chuyển giá vốn của thành phẩm vào bên nợ tài khoản 911.

>> Tham khảo thêm: Cách hạch toán giá vốn hàng bán (tài khoản 632).

2. Cách hạch toán nhập kho thành phẩm

2.1. Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên

Sau khi thành phẩm được sản xuất và kiểm tra, kế toán ghi nhận sổ thành phẩm như sau:

Nợ TK 155: Thành phẩm nhập kho;

Có TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.

Kế toán ghi nhận theo số lượng xác định và sau đó tính giá thành để ghi nhận giá trị nhập kho chính xác.

Một số phương pháp tính giá thành phẩm nhập kho có thể áp dụng:

• Phương pháp trực tiếp;
• Phương pháp định mức;
• Phương pháp hệ số;
• Phương pháp loại trừ;
• Phương pháp phân bước;
• Phương pháp tính giá thành thông qua đơn đặt hàng.

2.2. Hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Đầu kỳ, doanh nghiệp kết chuyển trị giá vốn thành phẩm tồn kho vào tài khoản 632, ghi:

Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán;

Có TK 155: Thành phẩm.

Cuối kỳ, kết chuyển giá vốn thành phẩm tồn kho cuối kỳ vào bên nợ tài khoản 155, ghi:

Nợ TK 155 – Thành phẩm;

Có TK 632 – Giá vốn hàng bán.

2.3. Hạch toán thừa, thiếu thành phẩm và dự phòng giảm giá

➤ Hạch toán trường hợp thừa, thiếu thành phẩm

Trong quá trình kiểm kê, nếu phát hiện thừa hoặc thiếu thành phẩm, cần lập biên bản xác định nguyên nhân và ghi nhận vào sổ kế toán.

• Trường hợp thừa thành phẩm do sai sót hoặc chưa ghi sổ:

Nợ TK 155 – Thành phẩm;

Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác.

• Trường hợp thiếu thành phẩm:

Nợ TK 138 – Phải thu khác;

Có TK 155 – Thành phẩm.

➤ Hạch toán trường hợp dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Nếu phát hiện hàng hóa phải hủy bỏ, doanh nghiệp sẽ lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, ghi nhận:

Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản;

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán;

Có TK 152, 153, 155, 156.

3. Ví dụ minh họa về hạch toán nhập kho thành phẩm