Điều kiện trích lập, cách hạch toán dự phòng phải thu khó đòi

Tìm hiểu: Dự phòng phải thu khó đòi là gì? Nguyên tắc, điều kiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Hướng dẫn cách hạch toán dự phòng phải thu khó đòi.

I. Dự phòng phải thu khó đòi là gì?

Dự phòng phải thu khó đòi (hay còn gọi là dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng nợ khó đòi) là một khái niệm quan trọng trong kế toán và quản lý tài chính của doanh nghiệp. Đây là khoản dự phòng được lập ra để bù đắp cho các khoản nợ phải thu có nguy cơ không thu hồi được, nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

Cụ thể, dự phòng này được hình thành từ các khoản nợ phải thu đến hạn thanh toán nhưng chưa thu được từ khách hàng. Điều này có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau, chẳng hạn như khách hàng gặp khó khăn tài chính, mất khả năng thanh toán, hoặc thậm chí có thể do các tranh chấp pháp lý dẫn đến việc không thể thu hồi nợ. Ngoài ra, dự phòng này cũng áp dụng cho những khoản nợ chưa đến hạn thanh toán nhưng có dấu hiệu cho thấy khách hàng có thể không đủ khả năng chi trả.

Theo quy định, doanh nghiệp cần phải đánh giá định kỳ khả năng thu hồi của các khoản nợ phải thu. Việc lập dự phòng nợ khó đòi không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro tài chính mà còn giúp phản ánh đúng giá trị thực của tài sản trên bảng cân đối kế toán. Ví dụ, nếu một doanh nghiệp có khoản phải thu 1 tỷ đồng nhưng đánh giá rằng có khoảng 100 triệu đồng là khó thu hồi, doanh nghiệp sẽ lập dự phòng 100 triệu đồng để phản ánh giá trị thực tế của khoản phải thu còn lại là 900 triệu đồng.

Cách thức xác định mức dự phòng thường dựa trên các tiêu chí như lịch sử thanh toán của khách hàng, tình hình tài chính hiện tại và dự đoán khả năng thanh toán trong tương lai. Việc lập dự phòng nợ khó đòi cũng có thể được hỗ trợ bởi các phần mềm kế toán hiện đại, giúp doanh nghiệp theo dõi và phân loại các khoản nợ phải thu một cách hiệu quả hơn.

Ngoài ra, việc quản lý dự phòng nợ khó đòi cũng có thể ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh của doanh nghiệp, như chiến lược cho vay, điều kiện bán hàng và chính sách tín dụng. Do đó, việc lập kế hoạch và quản lý dự phòng nợ khó đòi là một phần quan trọng trong chiến lược tài chính tổng thể của doanh nghiệp.

>> Tham khảo thêm: Các khoản phải thu của doanh nghiệp.

II. Điều kiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi

Để trích lập dự phòng nợ khó đòi, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau đây:

1. Cần có các chứng từ gốc để chứng minh được khoản tiền mà khách hàng chưa trả

• Hợp đồng kinh tế, cam kết nợ, khế ước vay nợ;
• Biên bản thanh lý hợp đồng;
• Đối chiếu công nợ, văn bản đề nghị đối chiếu, xác nhận công nợ hoặc văn bản đòi nợ mà doanh nghiệp đã gửi có dấu mộc của đơn vị chuyển phát nhanh;
• Bảng kê chi tiết công nợ;
• Các chứng từ thanh toán.

2. Căn cứ xác nhận nợ phải thu khó đòi

• Nợ phải thu quá hạn bắt đầu từ 6 tháng trở lên;
• Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng doanh nghiệp xác minh được khách hàng có khả năng không thanh toán;
• Các khoản nợ mua lại từ doanh nghiệp mua bán nợ (doanh nghiệp hoạt động theo quy định của pháp luật), thời gian xác nhận là nợ quá hạn tính từ thời điểm mua lại.

3. Tỷ lệ trích dự phòng nợ khó đòi 

3.1. Đối với khoản thu quá hạn

• Trích 30% giá trị đối với khoản thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm;
• Trích 50% giá trị đối với khoản thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm;
• Trích 70% giá trị đối với khoản thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm;
• Trích 100% giá trị đối với khoản thu quá hạn từ 3 năm trở lên.

3.2. Đối với doanh nghiệp cung cấp viễn thông

• Trích 30% giá trị đối với khoản thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 6 tháng;
• Trích 50% giá trị đối với khoản thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 9 tháng;
• Trích 70% giá trị đối với khoản thu quá hạn từ 9 tháng đến dưới 12 tháng;
• Trích 100% giá trị đối với khoản thu quá hạn từ 12 tháng trở lên.

3.3. Đối với khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán

Doanh nghiệp phải trích lập dự phòng tối đa 100% giá trị bị tổn thất nếu xác minh được khách hàng thuộc các trường hợp sau:

• Đã phá sản;
• Mở thủ tục phá sản;
• Bỏ trốn khỏi địa điểm kinh doanh;
• Đang thi hành án theo quyết định của tòa án;
• Chết hoặc bỏ trốn khỏi nơi cư trú.

III. Nguyên tắc kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi

Doanh nghiệp thực hiện việc trích lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi và tiến hành hoàn nhập khoản dự phòng phải thu khó đòi khi lập báo cáo tài chính.

Cách thức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi được quy định như sau:

• Nếu khoản dự phòng cuối kỳ này cao hơn kỳ trước: Doanh nghiệp sẽ ghi nhận bổ sung vào khoản dự phòng (ghi nhận phần chênh lệch) và ghi tăng chi phí quản lý.
• Nếu khoản dự phòng cuối kỳ này thấp hơn so với kỳ trước: Doanh nghiệp sẽ thực hiện hoàn nhập dự phòng nợ khó đòi (ghi nhận phần chênh lệch), ghi giảm dự phòng và giảm chi phí quản lý.
• Đối với các khoản nợ phải thu quá 3 năm: Doanh nghiệp có thể xem xét bán lại cho các công ty chuyên mua nợ hoặc thực hiện xóa nợ để tăng thu nhập khác – tài khoản 711.

>> Tham khảo thêm:Dịch vụ kế toán công nợ phải thu phải trả.

IV. Hạch toán dự phòng phải thu khó đòi

1. Khi lập báo cáo tài chính cuối năm xác định tăng khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi 

Trích lập bổ sung ở kỳ này như sau:

• Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp;
• Có TK 2293: Dự phòng nợ phải thu khó đòi.

2. Khi lập báo cáo tài chính xác định cần hoàn nhập dự phòng nợ khó đòi 

Hạch toán như sau:

• Nợ TK 2293: Dự phòng nợ phải thu khó đòi;
• Có TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp.

3. Khi khoản nợ không đòi được quá thời gian trích lập dự phòng

Doanh nghiệp tiến hành xóa nợ, căn cứ quyết định xóa nợ phải thu khó đòi, hạch toán như sau:

• Nợ TK 2293: Dự phòng phải thu khó đòi;
• Nợ TK 111, 112, 331, 334: Cá nhân, tổ chức bồi thường do sai phạm;
• Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp;
• Có TK 138, 131, 128, 244.

4. Khi khoản nợ đã xóa thu lại được

Hạch toán như sau:

• Nợ TK 111,112: Giá bán;
• Có TK 711: Thu nhập khác.

5. Khi khoản nợ khó đòi quá hạn bán lại cho công ty mua bán nợ

➤ Trường hợp chưa lập dự phòng, hạch toán như sau:

• Nợ TK 642: Quản lý doanh nghiệp;
• Nợ TK 111,112;
• Có TK 131, 138, 128, 244.

➤ Trường hợp đã lập dự phòng, hạch toán như sau:

• Nợ TK 111,112: Giá bán;
• Nợ TK 2293: Đã trích lập dự phòng;
• Nợ TK 642: Quản lý doanh nghiệp (phần bị tổn thất);
• Có TK 138, 131, 128, 244.

V. Các câu hỏi liên quan đến hạch toán dự phòng nợ phải thu khó đòi

1. Thế nào là khoản dự phòng phải thu khó đòi?

Dự phòng phải thu khó đòi là khoản dự phòng cho giá trị bị suy giảm do không thể thu hồi các khoản nợ đã đến hạn hoặc những khoản nợ chưa đến hạn trong trường hợp con nợ không còn khả năng thanh toán.

2. Mức trích lập dự phòng nợ phải thu quá hạn?

Có 4 mức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi như sau:

• Trích 30% giá trị đối với khoản thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm;
• Trích 50% giá trị đối với khoản thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm;
• Trích 70% giá trị đối với khoản thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm;
• Trích 100% giá trị đối với khoản thu quá hạn từ 3 năm trở lên.

>> Tham khảo thêm:Mức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi đối với doanh nghiệp viễn thông.

3. Khoản nợ đã xóa nay thu được bằng tiền gửi ngân hàng thì hạch toán thế nào?

Đối với khoản nợ đã xóa nhưng sau đó doanh nghiệp thu được bằng tiền gửi ngân hàng thì sẽ hạch toán như sau:

• Nợ TK 112;
• Có TK 711: Thu nhập khác.