Khoản chi phí hợp lý Không Cần Hóa Đơn của Doanh Nghiệp

Chi phí hợp lý là những khoản chi phí mà doanh nghiệp phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh và được coi là cần thiết để tạo ra doanh thu. Những chi phí này phải phù hợp với quy định của pháp luật và có liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Để được coi là chi phí hợp lý, các khoản chi phí này phải đáp ứng một số điều kiện nhất định. Đầu tiên, chúng phải được chứng minh bằng chứng từ, nhưng không nhất thiết phải có hóa đơn. Ví dụ, các khoản chi phí như tiền lương cho nhân viên, chi phí điện nước hay chi phí văn phòng phẩm có thể được tính là chi phí hợp lý nếu doanh nghiệp có thể chứng minh rằng những khoản chi này là cần thiết cho hoạt động kinh doanh của mình.

Theo quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), các khoản chi phí hợp lý sẽ được trừ vào doanh thu khi tính thuế TNDN. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp sẽ chỉ phải nộp thuế trên phần lợi nhuận thực tế sau khi đã trừ đi các chi phí hợp lý. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp lý, các doanh nghiệp cần phải giữ lại các tài liệu chứng minh các khoản chi này như hợp đồng, bảng lương, phiếu chi, biên lai, v.v.

Đối với thuế thu nhập cá nhân (TNCN), các khoản chi phí hợp lý cũng có thể được tính trừ khi tính thuế cho cá nhân. Tuy nhiên, quy định về các khoản chi phí được trừ sẽ khác nhau tùy thuộc vào từng đối tượng. Chẳng hạn, đối với nhân viên, các khoản chi phí như chi phí đi lại, chi phí ăn uống trong công tác có thể được tính là chi phí hợp lý. Để tính thuế TNCN, doanh nghiệp cần xác định tổng thu nhập chịu thuế của cá nhân, sau đó trừ đi các khoản chi phí hợp lý để xác định thu nhập chịu thuế cuối cùng.

Tóm lại, việc hiểu rõ về chi phí hợp lý không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí thuế mà còn giúp họ quản lý tài chính hiệu quả hơn trong quá trình hoạt động. Do đó, doanh nghiệp cần chú ý đến việc ghi chép và lưu trữ các chứng từ liên quan để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của các khoản chi phí này.

Trong suốt quá trình vận hành, doanh nghiệp có thể gặp phải một số giao dịch và hoạt động mua bán với cá nhân mà không có hóa đơn. Vậy làm thế nào để có thể ghi nhận những chi phí này là hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp? Những khoản chi phí này cần phải đáp ứng những điều kiện gì và cần có hồ sơ, chứng từ nào? Hãy cùng ketoantructuyen.net khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây.

I. Chi phí hợp lý là gì?

Chi phí hợp lý là những khoản chi phí thực tế phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định của pháp luật.

II. Khoản chi phí hợp lý giữa doanh nghiệp và cá nhân không có hóa đơn

➨ Trường hợp 1: Doanh nghiệp lập bảng kê mua hàng, dịch vụ (theo mẫu số 01/TNDN Thông tư 78/2014/TT-BTC) thu mua hàng hóa, dịch vụ:

• Mua tài sản, dịch vụ của cá nhân không kinh doanh;
• Mua hàng hóa, dịch vụ của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm;
• Mua hàng hóa của người dân tự sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra không phân biệt doanh thu trên hay dưới 100 triệu đồng/năm.

Lưu ý:

Mẫu số 01/TNDN cần điền đủ và đúng các thông tin trên bảng kê, doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của bảng kê.

Nếu tại thời điểm lập bảng kê giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường, cơ quan thuế sẽ áp dụng giá thị trường của hàng hóa, dịch vụ để xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

➨ Trường hợp 2: Khi doanh nghiệp thực hiện giao dịch mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ các cá nhân kinh doanh hoặc hộ kinh doanh có doanh thu đạt 100 triệu đồng mỗi năm, yêu cầu bắt buộc là phải có hóa đơn. Các cá nhân kinh doanh và hộ kinh doanh cần đến trực tiếp Chi cục Thuế nơi mình cư trú để được hướng dẫn về việc mua hóa đơn cũng như cách kê khai và nộp thuế theo quy định.

Những tài liệu cần chuẩn bị bao gồm:

• Biên bản bàn giao;
• Hóa đơn được mua tại Chi cục Thuế;
• Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc hợp đồng dịch vụ;
• Chứng từ thanh toán: phiếu chi nếu sử dụng tiền mặt hoặc ủy nhiệm chi nếu thanh toán qua tài khoản ngân hàng.

➨ Trường hợp 3: Doanh nghiệp thuê cá nhân theo dạng hợp đồng thời vụ, giao khoán với cá nhân một số công việc có tính chất ngắn hạn, không ổn định lâu dài, doanh nghiệp khấu trừ thuế TNCN, thuế suất 10% theo quy định về tiền lương, tiền công trước khi chi trả cho cá nhân.

➨ Trường hợp 4: Doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân cần liên hệ với cơ quan thuế nơi cá nhân có tài sản cho thuê, để kê khai và nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê tài sản.

• Hợp đồng thuê tài sản dưới 100 triệu đồng/năm thì cần hợp đồng và chứng từ thanh toán;
• Hợp đồng thuê tài sản cá nhân có thỏa thuận tiền thuê chưa bao gồm các loại thuế và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân để chi phí được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN thì cần hợp đồng thuê tài sản, chứng từ thanh toán và giấy nộp tiền thuế thay cho cá nhân.

Xem thêm: 

>> Cách kê khai thuế cho thuê tài sản qua mạng;

>>Dịch vụ soạn thảo, rà soát hợp đồng.

III. Điều kiện để tính thuế TNDN và cách tính thuế TNCN đối với chi phí hợp lý

1. Chi phí mua hàng hóa của người dân tự sản xuất, đánh bắt bán ra

➨ Điều kiện để tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN:

Bảng kê mẫu số 01/TNDN kèm theo hồ sơ chứng từ (mẫu số 01/TNDN áp dụng cho mua hàng của người dân tự sản xuất đánh bắt bán ra, không áp dụng cho mua hàng từ thương lái).

➨ Cách tính thuế TNCN:

Thu nhập của người dân trực tiếp tham gia vào sản xuất nông nghiệp, đánh bắt thủy sản, nuôi trồng, lâm nghiệp, làm muối được miễn thuế TNCN nếu thỏa mãn các điều kiện sau:

Người dân thực sự sinh sống tại khu vực địa phương, nhưng việc đánh bắt thủy sản không phụ thuộc vào nơi cư trú của họ. Sản phẩm được xem là chưa qua chế biến hoặc chỉ trải qua các bước sơ chế đơn giản như làm sạch, phơi khô, bóc vỏ, tách hạt, ướp muối, cắt thái, bảo quản lạnh và các phương pháp bảo quản thông thường khác. Họ có quyền sử dụng đất, thuê đất, quyền sử dụng mặt nước và thuê mặt nước trực tiếp để tham gia vào các hoạt động lao động, sản xuất nông nghiệp, đánh bắt thủy sản, nuôi trồng, lâm nghiệp và làm muối.

2. Chi phí mua tài sản và thuê dịch vụ của cá nhân không kinh doanh, cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở xuống

➨ Điều kiện để tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN:

Bảng kê mẫu số 01/TNDN kèm theo hồ sơ chứng từ (hợp đồng, biên bản, chứng từ thanh toán…).

➨ Cách tính thuế TNCN:

• Nếu mua tài sản của cá nhân không kinh doanh thì không phải chịu thuế TNCN;
• Nếu thuê dịch vụ của cá nhân không kinh doanh khấu trừ thuế TNCN 10% theo diện tiền lương, tiền công;
• Nếu mua tài sản, thuê dịch vụ của cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở xuống thì không phải chịu thuế TNCN.

3. Chi phí mua hàng, dịch vụ của cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm

➨ Điều kiện để tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN:

Hóa đơn kèm hồ sơ chứng từ (hợp đồng, biên bản giao hàng, chứng từ thanh toán…).

➨ Cách tính thuế TNCN:

Cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh tự kê khai thuế về hoạt động kinh doanh, thuế TNCN được tính theo tỷ lệ trên doanh thu như sau:

• Đối với cung cấp dịch vụ: 2% trên doanh thu;
• Đối với mua bán hàng hóa: 0.5% trên doanh thu.

4. Chi phí thuê lao động theo dạng thời vụ, giao khoán

➨ Điều kiện để tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN: Có hợp đồng thời vụ, giao khoán việc, chứng từ thanh toán.

➨ Cách tính thuế TNCN:

• Khấu trừ thuế TNCN thuế suất 10% theo diện tiền lương, tiền công.

>> Có thể bạn quan tâm: Cách tính thuế TNCN từ tiền lương tiền công.

5. Chi phí thuê tài sản của cá nhân (thuê ô tô, thuê nhà)

➨ Điều kiện để tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN

• Giấy nộp tiền thuế;
• Chứng từ thanh toán;
• Hợp đồng cho thuê tài sản;
• Bản sao CCCD của chủ nhà.

➨ Cách tính thuế TNCN:

• Đối với hợp đồng thuê tài sản của cá nhân dưới 100 triệu đồng/năm: Không chịu thuế TNCN, thuế GTGT, lệ phí môn bài;
• Đối với hợp đồng thuê tài sản của cá nhân trên 100 triệu đồng/năm: Nộp thuế môn bài theo doanh thu, thuế GTGT 5% và thuế TNCN 5% trên doanh thu.

Xem thêm: 

>> Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN;

>> Cách tính thuế cho thuê tài sản, thuê nhà.

V. Câu hỏi thường gặp về chi phí hợp lý không cần hóa đơn của doanh nghiệp

1. Công ty A thu mua trực tiếp dừa tươi từ người dân, hàng ngày thu mua với giá trị lớn hơn 20 triệu đồng thì có bắt buộc phải chuyển khoản thanh toán qua tài khoản ngân hàng của công ty không? Để đưa chi phí này vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, thì công ty A phải làm như thế nào? 

Căn cứ vào tình hình thực tế thu mua, công ty A lập bảng kê 01/TNDN khai mua hàng hóa của người dân, ghi đầy đủ thông tin các chỉ tiêu trên bảng kê như: ngày, tháng thu mua; tên, CCCD/CMND người bán; địa chỉ, số lượng, giá trị mua hàng có chữ ký xác nhận của người bán và người mua.

Hồ sơ cần chuẩn bị:

• Biên bản bàn giao hàng hóa;
• Hợp đồng mua bán hàng nông sản;
• Bản sao CCCD của người cung cấp hàng hóa, dịch vụ;
• Bảng kê mua hàng, dịch vụ không có hóa đơn mẫu số 01/TNDN;
• Chứng từ thanh toán: tiền mặt hoặc ủy nhiệm chi (đơn hàng trên 20 triệu không bắt buộc phải chuyển khoản ngân hàng).

2. Công ty B muốn mua lại xe tải cũ của anh D, xe tải thuộc quyền sở hữu mang tên cá nhân anh D, anh D không kinh doanh mặt hàng xe cũ, công ty B phải làm hồ sơ gì để đưa chiếc xe này vào tài sản của công ty?

Khi mua lại tài sản của cá nhân anh D, anh D thuộc trường hợp cá nhân không kinh doanh nên không cần phải kê khai và nộp thuế, nên cơ quan thuế không cấp hóa đơn trong trường hợp này.

Công ty cần làm hồ sơ sang tên từ cá nhân thành công ty, để đưa vào tài sản công ty và trích khấu hao cần 1 bộ hồ sơ gồm:

• Biên bản bàn giao;
• Hợp đồng mua bán;
• Chứng từ thanh toán;
• Bảng kê mẫu 01/TNDN;
• Giấy nộp thuế trước bạ.

3. Công ty C đã ký hợp đồng với anh X để thực hiện việc lắp đặt lại hệ thống điện trong công ty. Vậy công ty cần chuẩn bị những hồ sơ gì để có thể tính vào chi phí hợp lý của mình?

Nếu anh X là cá nhân không kinh doanh, công ty C sẽ phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) với mức thuế suất 10% trước khi thực hiện thanh toán. Nếu hợp đồng có điều khoản quy định rằng công ty C sẽ chi trả thuế TNCN, thì khoản thuế này cũng sẽ được tính vào chi phí của công ty C.

Ngược lại, nếu anh X là cá nhân kinh doanh hoặc hộ kinh doanh, anh ấy cần liên hệ với cơ quan thuế để mua hóa đơn, thực hiện kê khai và nộp thuế về số tiền dịch vụ đã nhận.

Dịch vụ tại Kế Toán Trực Tuyến của Công ty TNHH Kiểm Toán Kế Toán Thuế Việt Nam là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm chi phí và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Đừng ngần ngại liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được sự tư vấn chuyên nghiệp và tận tình nhất!