Cách hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau, ví dụ rõ ràng

Hướng dẫn cách hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau bao gồm nguyên tắc ghi nhận, phương pháp hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau & ví dụ cụ thể

Hóa đơn về trước hàng về sau là một tình huống đặc biệt trong kế toán mà các doanh nghiệp cần lưu ý theo dõi và xử lý chính xác. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc về các trường hợp nhận hóa đơn trước khi hàng hóa được giao, nguyên tắc ghi nhận, phương pháp hạch toán, cũng như những ví dụ cụ thể để giúp bạn hiểu rõ hơn.

I. Căn cứ pháp lý

• Thông tư 133/2016/TT-BTC;
• Thông tư 200/2014/TT-BTC.

II. Các trường hợp hóa đơn về trước hàng về sau

Trong quy trình mua hàng, thông thường hàng hóa sẽ được giao trước khi nhận hóa đơn. Tuy nhiên, có một số trường hợp doanh nghiệp nhận hóa đơn nhưng hàng hóa vẫn chưa được giao. Một số tình huống bao gồm:

• Doanh nghiệp đã đồng ý mua hàng và thanh toán, nhưng hàng hóa vẫn đang trong quá trình vận chuyển hoặc đang ở kho tạm của người bán.
• Hàng hóa đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm tra và nhập kho.

Ví dụ:

Khi doanh nghiệp đặt hàng và đã thanh toán, họ sẽ nhận được hóa đơn điện tử ngay sau khi hàng hóa được chuyển giao tại kho của người bán, trong khi hàng hóa sẽ được giao sau do phải vận chuyển liên tỉnh.

III. Cách hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau

1. Tài khoản hạch toán và nguyên tắc kế toán hóa đơn về trước hàng về sau

Hàng hóa đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa được nhập kho trong tháng. Khi nhận được hóa đơn từ bên bán, kế toán cần theo dõi hồ sơ hàng hóa đang được vận chuyển và tuân thủ nguyên tắc sau:

• Nếu hàng hóa đã được nhập kho trong tháng, căn cứ vào phiếu nhập kho và hóa đơn, kế toán ghi nợ tài khoản kho 156, 152.
• Nếu đến cuối tháng hàng hóa vẫn chưa về, kế toán cần hạch toán vào tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường, ghi chi tiết từng loại hàng hóa theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.

2. Phương pháp hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau

2.1. Hạch toán khi hàng chưa nhập kho

Nếu vào cuối tháng hàng hóa vẫn chưa hoàn thành thủ tục nhập kho, căn cứ vào hóa đơn nhận được, kế toán sẽ hạch toán như sau:

• Nợ TK 151 (tài khoản hàng mua đang đi đường): Giá mua chưa có thuế GTGT.
• Nợ TK 133 (tài khoản thuế GTGT được khấu trừ): Số tiền thuế GTGT của hàng mua đang đi đường.
• Có TK 111, 112, 331 (tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ): Tổng giá trị thanh toán.

2.2. Hạch toán khi hàng về kho

Khi hàng hóa đã về kho và quá trình kiểm nhận hoàn tất, kế toán ghi sổ như sau:

• Nợ TK 152, 156 (tài khoản nguyên vật liệu, hàng hóa): Giá trị hàng nhập kho thực tế.
• Có TK 151 (tài khoản hàng mua đang đi đường): Giá trị hàng nhập kho thực tế.

2.3. Hạch toán hàng về sau bị hao hụt

Trường hợp hàng hóa bị hao hụt trong quá trình vận chuyển, kế toán cần căn cứ vào biên bản giao nhận và hạch toán giá trị hàng tồn kho bị hao hụt như sau:

• Nợ TK 1381 (tài khoản thiếu chờ xử lý): Giá trị hàng tồn kho bị hao hụt.
• Nợ TK 632: Giá trị hàng hao hụt tự nhiên/trong định mức.
• Có TK 151 (hàng mua đang đi đường): Tổng giá trị hàng hao hụt.

2.4. Hạch toán hàng bán không qua kho

Nếu hàng hóa được chuyển thẳng đến kho của khách hàng hoặc gửi bán tại đại lý mà không qua kho của doanh nghiệp, kế toán hạch toán như sau:

• Nợ TK 632, 157 (tài khoản giá vốn hàng bán, hàng gửi bán): Giá trị hàng mua không về kho.
• Có TK 151 (tài khoản hàng mua đang đi đường): Giá trị hàng mua không về kho.

>> Tham khảo thêm:

Cách hạch toán hàng tồn kho.

3. Ví dụ minh họa về hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau

Ví dụ 1:

Ngày 15/11/2023, công ty A mua hàng của công ty B với tổng tiền hàng là 68.000.000đ, tiền thuế GTGT là 6.800.000đ, điều khoản giao hàng tại kho của người bán. Ngày 15/11/2023, bên B xuất hóa đơn cho bên A. Đến ngày 30/11/2023 hàng vẫn đang trong quá trình vận chuyển, chưa nhập kho công ty A. Ngày 17/12/2023 hàng về được kiểm đếm và nhập kho đủ theo hóa đơn. Công ty A nhận hàng và sau đó thanh toán chuyển khoản cho công ty B.

Kế toán công ty A sẽ hạch toán như sau:

• Ngày 15/11/2023: Nhận hóa đơn nhưng hàng chưa về kho, kế toán theo dõi riêng hóa đơn mua hàng của công ty B.
• Ngày 30/11/2023: Hàng vẫn chưa về, kế toán hạch toán:
  • Nợ TK 151: 68.000.000đ;
  • Nợ TK 1331: 6.800.000đ;
  • Có TK 331: 74.800.000đ.
• Ngày 17/12/2023: Khi hàng nhập kho, kế toán sẽ hạch toán:
  • Nợ TK 156: 68.000.000đ;
  • Có TK 151: 68.000.000đ.
• Ngày 18/12/2023: Khi thanh toán tiền hàng, dựa vào UNC kế toán sẽ hạch toán:
  • Nợ TK 331: 74.800.000đ;
  • Có TK 112: 74.800.000đ.

Ví dụ 2:

Ngày 31/12/2022, công ty C mua 10 chiếc áo sơ mi với giá trước thuế GTGT là 123.000đ, tiền thuế GTGT là 12.300đ và thanh toán chuyển khoản cho người bán. Công ty C nhận được hóa đơn điện tử qua email vào cùng ngày 31/12/2022. Tuy nhiên, 10 chiếc áo sơ mi sẽ được giao sau 5 ngày.

Kế toán công ty C sẽ hạch toán như sau:

• Ngày 31/12/2022: Nhận hóa đơn nhưng chưa nhận hàng, kế toán hạch toán:
  • Nợ TK 151: 123.000đ;
  • Nợ TK 1331: 12.300đ;
  • Có TK 112: 135.300đ.
• Ngày 05/01/2023: Khi hàng về, kế toán hạch toán:
  • Nợ TK 156: 123.000đ;
  • Có TK 151: 123.000đ.

Ví dụ 3:

• Ngày 26/08/2022, công ty E mua 300 chiếc màn hình với giá trước thuế GTGT là 600.000.000đ, tiền thuế GTGT là 60.000.000đ. Người bán đã gửi hóa đơn điện tử qua email cho công ty E vào cùng ngày. Dự kiến ngày 08/09/2022 hàng sẽ được vận chuyển về kho công ty E.
• Ngày 07/09/2022, công ty G có đặt mua công ty E 100 chiếc màn hình với yêu cầu vận chuyển ngay. Trong ngày, công ty G đã yêu cầu lái xe thay đổi hành trình giao 100 chiếc màn hình đến kho của công ty E.

Kế toán công ty E sẽ thực hiện như sau:

• Ngày 26/08/2022: Khi nhận hóa đơn 300 chiếc màn hình nhưng chưa nhận hàng, kế toán theo dõi hóa đơn này trong tập “Hóa đơn hàng hóa chưa nhập kho”.
• Ngày 30/08/2022: Hàng hóa vẫn chưa về đến kho, kế toán hạch toán:
  • Nợ TK 151: 600.000.000đ;
  • Nợ TK 1331: 60.000.000đ;
  • Có TK 112: 660.000.000đ.
• Ngày 07/09/2022: Khi giao 100 chiếc màn hình đến kho của công ty G, kế toán hạch toán:
  • Nợ TK 632: 200.000.000đ;
  • Có TK 151: 200.000.000đ.
• Ngày 08/09/2022: Khi giao 200 chiếc màn hình về đến kho của công ty E, kế toán hạch toán:
  • Nợ TK 156: 400.000.000đ;
  • Có TK 151: 400.000.000đ.

IV. Câu hỏi thường gặp về cách hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau

1. Khi hàng về kho nhưng thủ kho chưa hoàn thành thủ tục kiểm đếm với hóa đơn thì kế toán có được ghi nhận giá trị đơn hàng vào tài khoản kho hay không?

Khi hàng về kho nhưng thủ kho chưa hoàn tất kiểm đếm với hóa đơn, kế toán chưa được ghi nhận giá trị đơn hàng vào tài khoản kho mà cần theo dõi riêng các hóa đơn này trong tập “Hàng hóa đã mua nhưng chưa nhập kho”. Nếu đến cuối tháng, công ty chưa hoàn tất thủ tục nhập kho thì kế toán sẽ ghi nhận giá trị hóa đơn vào tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường. Sau khi hoàn tất thủ tục kiểm đếm và tiến hành nhập kho, giá trị hàng nhập kho sẽ được ghi nhận vào tài khoản kho tương ứng.

2. Hàng mua đang đi đường được kiểm đếm trước khi nhập kho, phát hiện bị thất thoát một phần chưa rõ nguyên nhân. Kế toán cần làm gì?

Khi nhận được biên bản và phiếu nhập kho từ bộ phận kho, kế toán cần thực hiện hai việc sau:

• Ghi nhận phần giá trị thực nhập:
  • Nợ TK 156, 152: Giá trị hàng hóa tương ứng với số lượng thực nhập;
  • Có TK 151: Giá trị hàng hóa tương ứng với số lượng thực nhập.
• Phản ánh giá trị hàng tồn kho bị thất thoát:
  • Nợ TK 1381: Giá trị hàng tồn kho bị thất thoát;
  • Có TK 151: Giá trị hàng tồn kho bị thất thoát.

Ngọc Phạm – Phòng Kế Toán Trực Tuyến