Quỹ lương là gì? Quy định về Lập Kế Hoạch Quỹ Tiền Lương

Quỹ tiền lương là gì? Tổng quỹ lương bao gồm những khoản nào? Quy định về quỹ tiền lương, chi trả, trích dự phòng tiền lương, lập kế hoạch quỹ tiền lương…

I. Quỹ lương (quỹ tiền lương) là gì?

Quỹ tiền lương là một khoản tiền mà tổ chức, đơn vị hay doanh nghiệp lập ra theo quy định của pháp luật. Quỹ này sử dụng để chi trả tiền lương, tiền công cho tất cả lao động mà tổ chức, đơn vị hay doanh nghiệp đó quản lý khi đến kỳ hạn.

Quỹ tiền lương chủ yếu bao gồm các khoản tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế họ làm việc.

II. Quy định về quỹ tiền lương

1. Tổng quỹ lương bao gồm những khoản nào?

Tổng quỹ tiền lương có thể chia thành hai loại để phục vụ cho việc hạch toán tiền lương trong doanh nghiệp:

➨ Quỹ lương chính

Bao gồm các khoản như:

• Tiền lương cứng được tính theo thời gian, sản phẩm và tiền lương khoán;
• Các khoản tiền thưởng trong quá trình làm việc: thường KPI, hoa hồng…;
• Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên: thưởng chuyên cần, thưởng tháng, quý…;
• Các khoản phụ cấp: tiền ăn trưa, xăng xe, phụ cấp tăng ca, làm thêm giờ ban đêm, làm thêm cuối tuần, làm thêm trong tuần nghỉ, ngày lễ…;

➨ Quỹ lương phụ

Là khoản tiền lương phải trả cho người lao động trong:

• Thời gian đi nghĩa vụ xã hội;
• Thời gian nghỉ phép mà người lao động được hưởng theo chế độ;
• Thời gian được cử đi học theo phân công, yêu cầu của tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp.

2. Quy định về chi trả lương, trích lập quỹ dự phòng tiền lương

Quỹ tiền lương của tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp cần được chi trả theo đúng mục đích đã định.

Căn cứ vào Điểm 2.6 Khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC:

• Trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề, nếu doanh nghiệp đã hạch toán chi phí tiền lương, tiền công, phụ cấp của năm (ví dụ năm 2023), nhưng đến hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm (31/03/2024), doanh nghiệp vẫn chưa chi trả. Vậy phần chi phí các khoản tiền lương, tiền công và phụ cấp đã hạch toán đó sẽ bị loại và không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN);
• Mức dự phòng hàng năm sẽ do doanh nghiệp quy định nhưng không được quá 17% quỹ tiền lương thực hiện. Việc trích lập quỹ dự phòng phải đảm bảo doanh nghiệp không bị lỗ sau khi trích lập;
• Nếu doanh nghiệp đã trích lập quỹ dự phòng tiền lương nhưng sau 6 tháng vẫn chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết thì doanh nghiệp cần tính giảm chi phí của năm sau liền kề.

Tham khảo thêm:

>>>Trích lập quỹ dự phòng tiền lương – Hướng dẫn chi tiết, có ví dụ;

>>>Chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp;

>>>Dịch vụ tính lương (kế toán tiền lương nội bộ, kế toán thuê ngoài) – trọn gói từ 1.500.000 đồng.

III. Những yếu tố cơ sở ảnh hưởng đến quỹ lương

1. Số lao động

Số lượng lao động là yếu tố quan trọng giúp duy trì và phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh. Khi khối lượng công việc hay thời gian làm việc thay đổi, số lượng lao động cũng sẽ thay đổi, từ đó ảnh hưởng đến quỹ lương.

2. Mức lương bình quân thị trường

Mức lương bình quân của mỗi vị trí và ngành nghề luôn thay đổi dựa trên nhu cầu và xu hướng của thị trường. Ví dụ, mức lương trung bình của công nhân sản xuất ở Hà Nội là khoảng 6 – 8 triệu/tháng, trong khi ở TP Hồ Chí Minh là khoảng 5 – 7 triệu/tháng.

Mức lương cũng có thể tăng theo quy định pháp luật hoặc theo kinh nghiệm làm việc, ảnh hưởng đến quỹ lương.

3. Mục tiêu của doanh nghiệp

Khi mục tiêu kinh doanh thay đổi, doanh nghiệp có thể gia tăng hoặc cắt giảm nhân sự và lương thưởng, dẫn đến sự thay đổi trong quỹ lương.

IV. Cách lập kế hoạch quỹ tiền lương

1. Bước 1 – Xây dựng quỹ tiền lương kế hoạch

Để xây dựng quỹ lương cho năm nay, phòng kế toán cần lập kế hoạch từ năm trước và trình cấp trên để được phê duyệt. Cần khảo sát thị trường và các yếu tố ảnh hưởng đến quỹ lương để lập bảng kế hoạch về mức lương phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp trong năm tới.

Lưu ý: Danh mục chi tiêu không được vượt quá ngân sách của doanh nghiệp.

2. Bước 2 – Hoàn thiện quỹ lương

Tại bước này, quỹ tiền lương sẽ được hoàn thiện dựa trên số lượng nhân viên và tình hình thực tế của doanh nghiệp. Phòng kế toán sẽ đánh giá và rút kinh nghiệm từ kết quả năm nay để lập kế hoạch quỹ tiền lương cho năm tới.

V. Một số câu hỏi thường gặp về quỹ tiền lương

1. Doanh nghiệp có bắt buộc phải trích lập quỹ dự phòng tiền lương hay không?

Việc trích lập quỹ dự phòng tiền lương không bắt buộc. Mục đích là đảm bảo nguồn chi trả tiền lương cho người lao động đúng hạn và không bị gián đoạn, đặc biệt là khi doanh nghiệp gặp khó khăn.

2. Có thể trích quỹ dự phòng tiền lương từ đâu và trích tối đa bao nhiêu?

Quỹ dự phòng tiền lương được trích từ lợi nhuận trước thuế TNDN. Mức trích không vượt quá 17% quỹ tiền lương thực hiện và phải đảm bảo doanh nghiệp không bị lỗ.

3. Hồ sơ trích lập quỹ dự phòng tiền lương gồm những gì?

Hồ sơ gồm việc quy định rõ mức trích lập trong quy chế tài chính, tờ trình tổng hợp quỹ lương và quyết định của ban giám đốc về việc trích lập.

Thu Hường – Phòng Kế Toán Trực Tuyến