Quy định về việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/11/2018

Hóa đơn điện tử đang trở thành một phần thiết yếu trong hoạt động kinh doanh hiện đại, dần thay thế hóa đơn giấy. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn về việc áp dụng hóa đơn điện tử, liệu có bắt buộc hay không, cách thức sử dụng ra sao và lợi ích so với hóa đơn giấy như thế nào. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ làm rõ những thắc mắc này.

I. Căn cứ pháp lý

– Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/11/2018.

– Thông tư số 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành quy định về hóa đơn.

– Nghị định 49/2016/NĐ-CP sửa đổi quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý giá, phí, lệ phí, hóa đơn.

II. Quy định của pháp luật hiện hành về việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử là gì ?

Theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 4 Nghị định 51/2010/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được định nghĩa là: “Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành”.

Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn được xử lý hoàn toàn bằng phương tiện điện tử.

2. Quy định về việc bắt buộc các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, việc sử dụng hóa đơn điện tử được quy định như sau:

• Bắt đầu từ ngày 01/11/2018, các doanh nghiệp không được thông báo phát hành hóa đơn giấy.
• Đối với các trường hợp đã thông báo phát hành hóa đơn giấy và còn hóa đơn, có thể tiếp tục sử dụng đến ngày 31/12/2020.
• Sau ngày 31/12/2020, tất cả các doanh nghiệp phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Lưu ý: Đối với các doanh nghiệp mới thành lập quy mô nhỏ, nếu chưa đáp ứng được điều kiện về cơ sở hạ tầng thông tin, có thể thực hiện thủ tục để sử dụng hóa đơn giấy. Tuy nhiên, hiện tại chưa có văn bản quy định cụ thể về việc “chưa đáp ứng được” cơ sở hạ tầng thông tin, vì vậy hầu hết các doanh nghiệp đều tuân thủ quy định chuyển sang hóa đơn điện tử.

III. Một số lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử

1. Tiết kiệm chi phí:

Hóa đơn điện tử, nhờ vào việc sử dụng và lưu trữ qua hệ thống điện tử, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận chuyển và nhân lực cho việc giao hóa đơn cho khách hàng. Hóa đơn có thể được gửi ngay qua email hoặc tin nhắn chỉ bằng vài thao tác đơn giản.

Hơn nữa, hiện nay có nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử với chi phí hợp lý, thường tiết kiệm hơn so với hóa đơn giấy.

2. Mức độ bảo mật cao hơn:

Với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro thất lạc và bảo mật thông tin tốt hơn nhờ vào việc lưu trữ trên hệ thống điện tử. Hóa đơn chỉ có thể được truy cập khi đăng nhập, tăng cường an toàn cho dữ liệu.

Mai Nguyễn – P. Pháp lý ketoantructuyen.net Hà Nội