Điều kiện, hồ sơ, thủ tục thành lập mở văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng là gì? Văn phòng công chứng có dịch thuật không? Điều kiện mở văn phòng công chứng và hồ sơ thủ tục thành lập văn phòng công chứng tư nhân như thế nào? Hãy cùng Kế Toán Trực Tuyến khám phá trong bài viết này.

Văn phòng công chứng là gì?

1. Văn phòng công chứng có chức năng gì?

Văn phòng công chứng là tổ chức hành nghề công chứng, được thành lập và hoạt động theo mô hình công ty hợp danh.

Chức năng chính của văn phòng công chứng bao gồm:

• Chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng và giao dịch dân sự;
• Chứng nhận tính chính xác, hợp pháp các bản dịch giấy tờ, văn bản (từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại) theo yêu cầu cá nhân, tổ chức.

Văn phòng công chứng hoạt động theo quy định của Luật Công chứng, có con dấu và tài khoản ngân hàng riêng, hoàn toàn độc lập về tài chính. Các văn phòng này thường được thành lập bởi các công chứng viên tư nhân.

2. Văn phòng công chứng có dịch thuật không?

Chức năng chính của văn phòng công chứng là xác thực tính chính xác và hợp pháp của hợp đồng, văn bản. Nếu văn phòng công chứng muốn cung cấp dịch vụ dịch thuật (thành lập văn phòng dịch thuật công chứng), cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Việc dịch các văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại phải được thực hiện bởi người phiên dịch là cộng tác viên của văn phòng;
• Cộng tác viên dịch thuật phải có bằng tốt nghiệp đại học ngoại ngữ hoặc đại học khác nhưng phải thông thạo ngoại ngữ;
• Cộng tác viên phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch với văn phòng công chứng.

>> Tìm hiểu thêm: Điều kiện và thủ tục thành lập văn phòng dịch thuật.

Quy trình, thủ tục mở văn phòng công chứng

Quá trình thành lập và xin giấy phép hoạt động văn phòng công chứng tư nhân gồm hai bước:

• Bước 1: Thực hiện thủ tục thành lập văn phòng công chứng tại UBND cấp tỉnh;
• Bước 2: Đăng ký hoạt động văn phòng công chứng tại Sở Tư pháp tỉnh.

1. Thủ tục, hồ sơ thành lập văn phòng công chứng tại UBND cấp tỉnh

Ghi chú:

(*) Đề án cần nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, địa chỉ trụ sở, tên gọi văn phòng, điều kiện vật chất, trang thiết bị và kế hoạch triển khai cụ thể.

Sau khi chuẩn bị hồ sơ, công chứng viên nộp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của UBND cấp tỉnh nơi mở văn phòng công chứng.

Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, UBND cấp tỉnh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và ra quyết định cho phép thành lập văn phòng công chứng. Nếu từ chối cấp giấy phép, UBND tỉnh sẽ thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do từ chối.

2. Thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng công chứng tại Sở Tư pháp tỉnh

Thủ tục xin giấy đăng ký hoạt động văn phòng công chứng là thủ tục xin giấy phép con cho ngành nghề có điều kiện.

Khung thời gian thực hiện các bước như sau:

➧ Trong vòng 90 ngày kể từ ngày UBND cấp tỉnh cấp giấy phép thành lập, công chứng viên phải đăng ký hoạt động văn phòng công chứng với Sở Tư pháp tỉnh.

➧ Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động cho văn phòng công chứng. Trường hợp từ chối cấp giấy phép, Sở Tư pháp sẽ gửi thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Văn phòng công chứng chính thức đi vào hoạt động kể từ ngày được Sở Tư pháp cấp giấy phép.

➧ Trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép hoạt động, văn phòng công chứng phải đăng 3 số báo liên tiếp trên báo trung ương hoặc báo địa phương về các thông tin sau:

• Tên gọi, địa chỉ trụ sở văn phòng công chứng;
• Họ tên, số quyết định bổ nhiệm công chứng viên hành nghề tại văn phòng;
• Số, ngày, tháng, năm cấp giấy phép hoạt động, nơi đăng ký hoạt động, ngày bắt đầu hoạt động.

Chú thích:

(*) Nội dung của đơn đăng ký hoạt động phải có đầy đủ các thông tin như:

• Tên gọi, địa chỉ trụ sở văn phòng công chứng;
• Họ tên đầy đủ của trưởng văn phòng;
• Danh sách công chứng viên hợp danh;
• Danh sách công chứng viên làm việc theo hợp đồng lao động tại văn phòng công chứng.

Nếu văn phòng công chứng muốn cung cấp thêm dịch vụ dịch thuật công chứng, có thể liên kết với các văn phòng dịch thuật hoặc cộng tác viên dịch thuật chuyên nghiệp.

Điều kiện mở văn phòng công chứng

Trước khi thành lập văn phòng công chứng, bạn cần nắm rõ các điều kiện sau:

1. Điều kiện về loại hình công ty, doanh nghiệp

Theo Điều 22 Luật Công chứng 2014:

• Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo mô hình công ty hợp danh;
• Có tối thiểu 2 công chứng viên là thành viên hợp danh;
• Không có thành viên góp vốn.

Lưu ý: Trước ngày 01/01/2015, văn phòng công chứng có thể hoạt động theo mô hình công ty hợp danh hoặc doanh nghiệp tư nhân. Tuy nhiên, từ ngày 01/01/2015, theo Luật Công chứng 2014, văn phòng công chứng chỉ được tổ chức theo mô hình công ty hợp danh.

2. Điều kiện về thành viên sáng lập văn phòng công chứng

Chỉ có công chứng viên mới được đứng ra thành lập văn phòng công chứng tư nhân và phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản cá nhân đối với các khoản nợ và nghĩa vụ của văn phòng công chứng.

Công chứng viên thành lập văn phòng dịch thuật công chứng phải đáp ứng các điều kiện:

• Là công dân Việt Nam, có hộ khẩu thường trú trong nước;
• Có phẩm chất đạo đức tốt, lý lịch trong sạch;
• Có bằng cử nhân luật;
• Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực pháp luật;
• Đã tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng;
• Có kết quả kiểm tra tập sự hành nghề công chứng đạt yêu cầu;
• Có đủ sức khỏe để hành nghề.

3. Điều kiện về người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng cần đáp ứng:

• Là thành viên hợp danh;
• Đảm nhiệm vị trí trưởng văn phòng;
• Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm hành nghề công chứng.

4. Điều kiện về tên gọi văn phòng công chứng

Tên gọi của văn phòng công chứng cần đáp ứng:

• Cấu trúc gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” và họ tên của trưởng văn phòng hoặc công chứng viên hợp danh;
• Không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của văn phòng khác đã đăng ký;
• Phải phù hợp với quy chuẩn đạo đức và truyền thống lịch sử dân tộc.

Ví dụ: Nếu trưởng văn phòng là bà Mai Thị Phương, tên có thể là “Văn phòng công chứng Mai Phương”.

5. Điều kiện về trụ sở văn phòng công chứng

Trụ sở văn phòng công chứng phải có:

• Địa chỉ cụ thể;
• Diện tích đủ cho không gian làm việc;
• Nơi tiếp khách;
• Nơi lưu trữ hồ sơ công chứng;
• Có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hợp pháp.

6. Điều kiện về con dấu và tài khoản ngân hàng

Văn phòng công chứng cần có con dấu và tài khoản ngân hàng riêng, hoạt động tự chủ về tài chính từ nguồn thu phí công chứng và các nguồn hợp pháp khác. Con dấu không được có hình quốc huy.

Văn phòng công chứng có phải là công ty hợp danh không?

Theo quy định, văn phòng công chứng được thành lập và hoạt động như công ty hợp danh. Tuy nhiên, chúng vẫn có sự khác biệt với loại hình công ty này. Dưới đây là bảng so sánh sự khác biệt: