Chi phí quà tặng cho nhân viên vào các dịp lễ, Tết trong năm

Chi phí quà Tết cho nhân viên có được xuất hóa đơn GTGT không? Có được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN không?

Chi phí liên quan đến quà tặng cho nhân viên trong các dịp lễ, Tết, chẳng hạn như quà Tết hay quà Trung thu, là một trong những khoản chi tiêu thường gặp trong nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc xử lý hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) cho những khoản chi này và khả năng khấu trừ thuế GTGT đầu vào thường gây ra nhiều băn khoăn cho các kế toán viên và doanh nghiệp.

Đầu tiên, theo quy định của pháp luật Việt Nam, quà tặng cho nhân viên có thể được coi là một khoản chi phí hợp lý nếu nó được sử dụng để động viên, khuyến khích người lao động làm việc hiệu quả hơn. Tuy nhiên, để có thể xuất hóa đơn GTGT cho các khoản quà tặng này, doanh nghiệp cần phải đảm bảo rằng các món quà được mua từ các nhà cung cấp có đăng ký kinh doanh hợp pháp và xuất hóa đơn theo quy định. Hóa đơn này cần phải ghi rõ thông tin về loại quà tặng, giá trị và các thông tin liên quan khác để có thể trở thành chứng từ hợp lệ cho việc kê khai thuế.

Về việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào, theo thông tư 219/2013/TT-BTC, doanh nghiệp có thể được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu các khoản chi này phù hợp với quy định pháp luật và có hóa đơn chứng từ đầy đủ. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, không phải tất cả các khoản quà tặng đều đủ điều kiện để được khấu trừ thuế. Các món quà có giá trị lớn hoặc khoản chi vượt quá mức quy định có thể không được chấp nhận.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp tổ chức một buổi lễ trao quà Tết cho nhân viên và mua quà từ một nhà cung cấp có hóa đơn GTGT hợp lệ, doanh nghiệp sẽ có quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào cho khoản chi này. Ngược lại, nếu quà tặng là những món đồ không có hóa đơn hoặc không được ghi chép rõ ràng, doanh nghiệp sẽ không thể thực hiện khấu trừ thuế.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý về các quy định liên quan đến thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với khoản quà tặng mà nhân viên nhận được. Nếu giá trị quà tặng vượt quá mức quy định miễn thuế, nhân viên sẽ phải nộp thuế TNCN trên phần giá trị vượt quá đó.

Tóm lại, việc xuất hóa đơn GTGT cho quà tặng nhân viên và khấu trừ thuế GTGT đầu vào là một vấn đề phức tạp và cần được xử lý cẩn thận. Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến từ các chuyên gia về thuế hoặc kế toán để đảm bảo rằng mọi khoản chi đều tuân thủ đúng quy định pháp luật, từ đó tránh được những rủi ro về thuế sau này. Hãy cùng Kế Toán Trực Tuyến tìm hiểu thêm về chủ đề này để có cái nhìn rõ ràng hơn về quy định và thực tiễn trong việc quản lý chi phí quà tặng cho nhân viên trong doanh nghiệp.

I. Chi phí mua quà Tết tặng nhân viên có xuất hóa đơn GTGT không?

Trong các dịp lễ, Tết như Tết Nguyên Đán hay Trung thu, doanh nghiệp thường có chi phí tặng quà cho nhân viên nhằm khuyến khích tinh thần làm việc. Vậy các khoản chi phí này có phải xuất hóa đơn GTGT không?

➧ Theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm:

• Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu;
• Hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng, hoặc trả thay lương cho người lao động;
• Xuất hàng hóa dưới hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả.

➧ Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định thông tin trên hóa đơn GTGT đầu ra cần có:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, mẫu số hóa đơn;
• Tên và địa chỉ người bán;
• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua;
• Thông tin chi tiết về hàng hóa, giá trị thành tiền và thuế GTGT;
• Chữ ký của người bán và người mua, thời điểm lập hóa đơn.

Do đó, nếu doanh nghiệp có chi phí cho quà tặng nhân viên vào dịp lễ, Tết, cần xuất hóa đơn GTGT đầu ra và thuế GTGT đầu vào có thể được khấu trừ.

II. Cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên

Dưới đây là hướng dẫn xuất hóa đơn GTGT cho quà tặng nhân viên.

Ví dụ:

Vào Tết Trung thu năm 2018, công ty TNHH Dịch vụ tư vấn ketoantructuyen.net đã đặt bánh trung thu tại cửa hàng ABC Bakery với chi phí 4.500.000 đồng. Cửa hàng đã xuất hóa đơn GTGT đầu vào cho công ty vào ngày 16/05/2024. Khi công ty thực hiện việc tặng bánh, cần xuất hóa đơn GTGT đầu ra.

Lưu ý: Doanh nghiệp cần đính kèm bảng kê danh sách nhân viên nhận quà cùng với hóa đơn GTGT đầu ra.

➧ Mẫu hóa đơn GTGT đầu vào

➧ Mẫu hóa đơn GTGT đầu ra

III. Khấu trừ thuế GTGT đầu vào tương ứng hóa đơn quà tặng được không?

Theo Khoản 5 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC, thuế GTGT đầu vào của hàng hóa được sử dụng để cho, biếu, tặng hay khuyến mại đều có thể khấu trừ.

Do đó, khi doanh nghiệp phát sinh chi phí quà tặng cho nhân viên vào dịp lễ, Tết, thuế GTGT đầu vào sẽ được khấu trừ.

Ví dụ:

Trong dịp Tết Trung thu năm 2024, công ty TNHH Dịch vụ tư vấn ketoantructuyen.net chi 4.500.000 đồng cho bánh trung thu, thuế GTGT là 450.000 đồng. Công ty ABC Bakery xuất hóa đơn GTGT đầu vào và khi tặng bánh cho nhân viên, công ty cần xuất hóa đơn GTGT đầu ra, và thuế GTGT đầu vào sẽ được khấu trừ.

IV. Quà tặng nhân viên tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN?

1. Các khoản chi phúc lợi cho người lao động được đưa vào chi phí hợp lý

Chi phí quà tặng cho nhân viên phải xuất hóa đơn GTGT và thuế GTGT đầu vào sẽ được khấu trừ. Tuy nhiên, để xác định chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, cần căn cứ vào:

Theo Khoản 4 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC, các khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động được trừ khi tính thuế TNDN bao gồm:

• Chi đám hiếu, hỷ;
• Chi nghỉ mát, hỗ trợ điều trị;
• Chi hỗ trợ học tập;
• Chi hỗ trợ gia đình người lao động;
• Chi khen thưởng con của nhân viên;
• Chi hỗ trợ đi lại ngày lễ, Tết;
• Chi bảo hiểm cho người lao động;
• Các khoản chi phúc lợi khác.

Lưu ý: Tổng chi phúc lợi không vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế.

2. Xác định lương bình quân thực tế

1 tháng lương bình quân thực tế được xác định bằng quỹ tiền lương thực tế chia cho 12 tháng. Nếu doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng, sẽ tính theo số tháng thực tế hoạt động.

Quỹ tiền lương thực tế là tổng số tiền lương đã chi trả trong năm quyết toán.

Do đó, chi phí quà tặng cho nhân viên vào dịp lễ, Tết sẽ được xem là chi phí phúc lợi và được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.

Tuy nhiên, tổng các khoản chi phúc lợi không được trừ quá 1 tháng lương bình quân thực tế.

Ví dụ:

Trong năm 2023, tổng quỹ lương thực chi cho công ty TNHH Dịch vụ tư vấn ketoantructuyen.net là 1.500.000.000 đồng. Khoản chi phúc lợi cho nhân viên trong năm là 100.000.000 đồng. Quỹ lương bình quân 1 tháng là: 1.500.000.000 đồng/12 tháng = 125.000.000 đồng

➧ Khoản chi 100.000.000 đồng cho phúc lợi sẽ được trừ khi tính thuế TNDN năm 2023, và thuế GTGT đầu vào tương ứng cũng sẽ được khấu trừ.

➧ Nếu chi phúc lợi là 150.000.000 đồng, chỉ có 125.000.000 đồng được trừ, phần vượt định mức không được tính vào chi phí được trừ và không được khấu trừ thuế GTGT.