Cách xử lý các trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn

1. Mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn

Theo khoản 2.4 điều 4 Thông tư 78/2014/TT-BTC, doanh nghiệp có thể đưa chi phí mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn trong các trường hợp sau:

• – Mua hàng hóa là nông sản, hải sản, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp.
• – Mua sản phẩm thủ công làm bằng các nguyên liệu tự nhiên như đay, cói, tre, mây từ người sản xuất không kinh doanh.
• – Mua đất, đá, cát, sỏi từ hộ gia đình, cá nhân tự khai thác.
• – Mua phế liệu từ người trực tiếp thu nhặt.
• – Mua đồ dùng, tài sản từ hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh.
• – Mua hàng hóa, dịch vụ từ hộ gia đình, cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm.

Để đưa chi phí mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn, doanh nghiệp cần chuẩn bị các hồ sơ sau:

• – Hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ.
• – Chứng từ thanh toán: phiếu chi nếu thanh toán bằng tiền mặt và ủy nhiệm chi nếu thanh toán qua tài khoản ngân hàng. Đối với đơn hàng trên 20 triệu đồng, doanh nghiệp không bắt buộc thanh toán qua tài khoản ngân hàng.
• – Biên bản bàn giao hàng hóa.
• – Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn (mẫu 01/TNDN) do người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký.
• – Chứng minh nhân dân photo của người cung cấp hàng hóa, dịch vụ.

Giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê không được cao hơn giá thị trường. Nếu không, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào giá thị trường để xác định chi phí được trừ.

Ví dụ: Ngày 31/03/2017, Công ty X mua hạt cà phê chưa chế biến của Nguyễn Văn A với giá 45.000đ/kg. Do công ty X mua hàng hóa từ người nông dân trực tiếp nuôi trồng, nên công ty X có thể lập bảng kê 01/TNDN để tính vào giá vốn.

Bảng kê 01/TNDN:

2. Chi phí thuê tài sản

Để chi phí thuê tài sản không có hóa đơn có thể hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập tính thuế, cần có các hồ sơ sau:

• Nếu tổng thu nhập từ việc cho thuê tài sản của cá nhân dưới 100 triệu/năm:
• Hợp đồng thuê tài sản.
• Chứng từ thanh toán tiền thuê tài sản (không bắt buộc thanh toán qua tài khoản ngân hàng đối với khoản chi trên 20 triệu).

• Nếu tổng thu nhập từ việc cho thuê tài sản của cá nhân từ 100 triệu/năm trở lên:
• Hợp đồng thuê tài sản.
• Chứng từ thanh toán tiền thuê tài sản (không bắt buộc thanh toán qua tài khoản ngân hàng đối với khoản chi trên 20 triệu).
• Chứng từ nộp thuế của cá nhân.

Lưu ý: Nếu trong hợp đồng thuê tài sản thỏa thuận người đi thuê là người nộp thuế thì doanh nghiệp có thể đưa tiền nộp thuế vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Ví dụ: Ngày 1/10/2016, Công ty X ký hợp đồng thuê nhà của Nguyễn Văn A trong 2 năm với giá trị cho thuê là 20 triệu/tháng. Trong hợp đồng quy định công ty X là người nộp thuế.

3. Chi phí quảng cáo trên Facebook, Google,…

Theo Thông tư 103/2014/TT-BTC, doanh nghiệp cần kê khai thuế, nộp thuế nhà thầu và chuẩn bị các hồ sơ chứng từ sau để có thể đưa chi phí quảng cáo vào chi phí được trừ:

• Hợp đồng cung cấp dịch vụ quảng cáo trên Facebook, Google,…
• Chứng từ thanh toán (ưu tiên thanh toán qua tài khoản công ty).
• Giấy nộp tiền thuế.

4. Chi phí tiền điện, tiền nước có hóa đơn theo tên người cho thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh

Doanh nghiệp có thể đưa tiền điện, nước có hóa đơn không mang tên doanh nghiệp vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập tính thuế. Cần có các hồ sơ sau:

• Hợp đồng thuê nhà với người ghi trên hóa đơn thanh toán tiền điện, nước.
• Hóa đơn thanh toán tiền điện, nước.
• Chứng từ thanh toán tiền điện, nước của doanh nghiệp.

Lưu ý: Doanh nghiệp hạch toán toàn bộ số tiền thanh toán vào chi phí của công ty vì tiền thuế GTGT không được khấu trừ.