Thủ tục xác nhận thông tin hộ tịch – tra cứu hộ tịch trực tuyến

Xác nhận thông tin hộ tịch là gì? Tra cứu thông tin hộ tịch trực tuyến thế nào? Thủ tục xác nhận thông tin hộ tịch trực tuyến và cách tải mẫu xác nhận thông tin hộ tịch.

Xác nhận thông tin hộ tịch là gì?

Xác nhận thông tin hộ tịch là quy trình xác minh các thông tin liên quan đến sự kiện hộ tịch của cá nhân, bao gồm khai sinh, kết hôn, giám hộ, khai tử, được thực hiện bởi cơ quan có thẩm quyền.

Theo Quyết định 2228/QĐ-BTP, có hai cách để thực hiện thủ tục xác nhận thông tin hộ tịch:

• Nộp hồ sơ trực tiếp tại Trung tâm hành chính công hoặc Bộ phận Một cửa của Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
• Nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia.

Tải mẫu xác nhận thông tin hộ tịch – Chi tiết bộ hồ sơ

Theo Quyết định 2228/QĐ-BTP, khi yêu cầu xác nhận thông tin hộ tịch điện tử, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

Lưu ý:

(*) Áp dụng theo Phụ lục 1 Thông tư 03/2023/TT-BTP. Tờ khai đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch được yêu cầu khi nộp hồ sơ hình thức trực tiếp, còn nếu nộp hồ sơ online thì bạn điền thông tin tại biểu mẫu điện tử.

Một số lưu ý khác cần chú ý:

• Nếu ủy quyền thực hiện, văn bản ủy quyền phải được chứng thực, nhưng nếu người được ủy quyền là người thân ruột thịt thì không cần chứng thực.
• Nếu thông tin cá nhân đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thì sẽ được tự động điền, không cần nộp hoặc tải lên.

Thủ tục xác nhận thông tin hộ tịch

1. Đối với cách nộp trực tiếp

Khi xác nhận thông tin hộ tịch theo hình thức trực tiếp, người yêu cầu cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ xác nhận thông tin hộ tịch.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Trung tâm hành chính công hoặc Bộ phận Một cửa có thẩm quyền, và nộp lệ phí theo quy định.

➧ Trường hợp hồ sơ hợp lệ:

• Cán bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ:
• Gửi phiếu hẹn trả kết quả xác nhận thông tin hộ tịch;
• Sao chụp, chuyển sang tài liệu điện tử trên hệ thống;
• Ký số vào tài liệu đã được số hóa.
• Công chức làm công tác hộ tịch in văn bản xác nhận thông tin hộ tịch để trình ký.

➧ Trường hợp hồ sơ cần bổ sung:

Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, cán bộ sẽ thông báo để người yêu cầu bổ sung. Nếu người yêu cầu hoàn thiện hồ sơ, cán bộ tiếp nhận sẽ thực hiện các bước tiếp theo. Nếu không, cán bộ sẽ từ chối yêu cầu xác nhận.

➧ Trường hợp khác:

Nếu hồ sơ cần xác minh, công chức sẽ hẹn lại ngày trả kết quả và gửi phiếu xin lỗi.

Bước 3: Nhận kết quả hồ sơ.

Kết quả bao gồm:

• Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch nhận tại cơ quan hoặc qua bưu chính;
• Bản điện tử gửi qua email hoặc tin nhắn.

2. Đối với cách nộp trực tuyến (online)

Người yêu cầu có thể thực hiện thủ tục xác nhận thông tin hộ tịch trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ xác nhận thông tin hộ tịch.

Bước 2: Truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia, đăng nhập và tải hồ sơ.

➧ Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Người yêu cầu sẽ nhận phiếu hẹn qua email hoặc tin nhắn. Hồ sơ sẽ được chuyển đến công chức làm công tác hộ tịch để thực hiện.

➧ Các trường hợp khác sẽ được xử lý tương tự như hình thức nộp trực tiếp đã nêu.

Bước 3: Nhận kết quả hồ sơ.

Kết quả gồm:

• Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch nhận tại cơ quan hoặc qua bưu chính;
• Bản điện tử gửi qua email hoặc tin nhắn.

Tra cứu thông tin hộ tịch trực tuyến

1. Tra cứu hộ tịch trực tuyến để làm gì?

Tra cứu hộ tịch trực tuyến giúp bạn thực hiện các việc như:

• Tra cứu thông tin hộ tịch như đăng ký khai sinh, kết hôn, giám hộ, khai tử…;
• Kiểm tra tình trạng hồ sơ đã nộp;
• Tra cứu mã hồ sơ để đóng lệ phí;
• Lấy mã hồ sơ để khai báo với cơ quan tiếp nhận.

Lưu ý:

Khi nộp hồ sơ trực tuyến, bạn cần tra cứu mã hồ sơ trên cổng dịch vụ công tương ứng.

2. Hướng dẫn tra cứu hộ tịch trực tuyến

Để tra cứu hồ sơ hộ tịch trực tuyến, bạn có thể thực hiện theo các cách sau:

➧ Cách 1: Tra cứu trên Cổng dịch vụ công quốc gia

Bước 1: Truy cập vào Cổng dịch vụ công quốc gia.

Bước 2: Chọn “Đăng nhập”.

Lưu ý:

Có thể đăng nhập bằng tài khoản của Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc tài khoản định danh điện tử VNeID.

Bước 3: Tại góc phải màn hình, chọn “Thông tin cá nhân”.

Bước 4: Chọn “Dịch vụ công của tôi”, điền “Mã hồ sơ” và chọn “Tìm kiếm” để tra cứu.

➧ Cách 2: Tra cứu trên Cổng dịch vụ công Bộ Công an

Bước 1: Truy cập vào Cổng dịch vụ công Bộ Công an và chọn “Đăng nhập”.

Lưu ý:

Tương tự, bạn có thể đăng nhập bằng tài khoản của Cổng dịch vụ công Bộ Công an hoặc tài khoản định danh điện tử VNeID.

Bước 2: Tại góc phải màn hình, chọn “Quản lý hồ sơ đã nộp”.

Bước 3: Nhập số hồ sơ tại ô tương ứng và nhấn “Tìm kiếm” để xem chi tiết tình trạng hồ sơ.

——

Ngoài việc tra cứu theo cách trên, bạn có thể truy cập trang chủ của Cổng dịch vụ công Bộ Công an và thực hiện:

Bước 1: Chọn “Tra cứu hồ sơ” trên thanh menu.

Bước 2: Nhập mã hồ sơ, mã xác nhận và chọn “Tra cứu” để xem chi tiết tình trạng hồ sơ.

Lưu ý:

Mã hồ sơ sẽ được cấp khi bạn thực hiện thủ tục đăng ký hộ tịch trực tuyến.

Bạn cũng có thể tra cứu hồ sơ trên các Cổng dịch vụ công của tỉnh như Cổng dịch vụ công tỉnh Tuyên Quang, Cổng dịch vụ công tỉnh Nam Định…