Lập hóa đơn thay thế-hóa đơn điều chỉnh theo TT 78 & NĐ 123

Hướng dẫn lập hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh theo Thông tư 78/2021/TT-BTC & Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cùng những lưu ý quan trọng trước khi xử lý hóa đơn sai sót.

I. Lưu ý trước khi xử lý hóa đơn sai sót

Khi phát hiện hóa đơn có sai sót, việc đầu tiên bạn cần làm là xác định rõ tình huống để có phương án xử lý hợp lý.

Nếu bạn đang sử dụng hóa đơn điện tử và đã lưu bản nháp mà chưa ký duyệt, bạn có thể chỉnh sửa và gửi thông tin cho khách hàng để kiểm tra.

Ngược lại, nếu hóa đơn đã được ký duyệt bằng chữ ký số, bạn không thể chỉnh sửa trên hóa đơn đó nữa. Thay vào đó, bạn phải lập một hóa đơn mới để điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn đã sai.

• Nếu hóa đơn điện tử đã được cấp mã từ cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua, bạn cần thông báo với cơ quan thuế bằng mẫu 04/SS-HĐĐT để hủy hóa đơn đó, sau đó lập một hóa đơn mới và gửi cho người mua.
• Nếu hóa đơn đã gửi cho người mua và phát hiện sai sót, bạn có thể xử lý theo các cách sau:
  • Nếu sai sót chỉ liên quan đến tên, địa chỉ người mua (mã số thuế không sai), bạn chỉ cần thông báo cho người mua và lập thông báo với cơ quan thuế mà không cần lập lại hóa đơn.
  • Nếu sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, hoặc hàng hóa không đúng quy cách, bạn có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn đã sai.

Sau đây là hướng dẫn lập hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

II. Cách lập hóa đơn điều chỉnh

• Nếu người bán và người mua đã thỏa thuận lập văn bản trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, họ sẽ ghi rõ sai sót trong văn bản và sau đó lập hóa đơn điều chỉnh.
• Trên hóa đơn điều chỉnh, cần ghi rõ dòng chữ “Điều chỉnh… cho hóa đơn số… ký hiệu… ngày… tháng… năm…”.
• Nếu bạn lập hóa đơn điều chỉnh và phát hiện hóa đơn đó vẫn sai, hãy lập hóa đơn điều chỉnh tiếp theo cho hóa đơn trước đó.

1. Hướng dẫn lập hóa đơn điều chỉnh nếu sai sót thông tin

Trường hợp có sai sót về mã số thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách chất lượng, đơn vị tính …

➞ Trên hóa đơn điều chỉnh, ghi thông tin đúng của tên hàng hóa, dịch vụ đã xuất bán, phần đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất sẽ để trống.

Ví dụ:

Ngày 20/08/2022, công ty A xuất bán hàng cho công ty B máy ĐHKK DAIKIN FTKY50WVMV/RKY50WVMV. Đến ngày 12/09/2022 phát hiện xuất sai tên hàng hóa thành máy ĐHKK DAIKIN FTKC50UVMV/RKC50UVMV.

Hai bên phát hiện và thống nhất lập hóa đơn điều chỉnh như sau:

2. Hướng dẫn lập hóa đơn điều chỉnh nếu sai sót số tiền

Khi có sai sót về số tiền, đơn giá, thuế suất hoặc tiền thuế, bạn chỉ cần ghi số tiền chênh lệch trên hóa đơn điều chỉnh. Nếu điều chỉnh tăng, ghi dấu dương (+); điều chỉnh giảm, ghi dấu âm (-).

Ví dụ:

Ngày 20/08/2022, công ty A xuất bán cho công ty B 2 máy ĐHKK DAIKIN FTKY50WVMV/RKY50WVMV. Đến ngày 12/09/2022, phát hiện hóa đơn sai đơn giá dẫn đến sai số tiền (giá thực tế là 5.500.000 đồng nhưng trên hóa đơn là 6.000.000 đồng).

Hai bên thống nhất lập hóa đơn điện tử điều chỉnh như sau:

III. Hướng dẫn cách lập hóa đơn thay thế

• Nếu người bán và người mua đã thống nhất lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế, họ sẽ lập văn bản ghi rõ sai sót và sau đó lập hóa đơn mới thay thế.
• Trên hóa đơn thay thế cần có dòng chữ “Thay thế… cho hóa đơn số… ký hiệu… ngày… tháng… năm…”.
• Hóa đơn mới sẽ thay thế hóa đơn sai sót, và khi ký phát hành hóa đơn thay thế, số hóa đơn sai sót sẽ bị xóa bỏ.
• Nếu phát hiện hóa đơn thay thế cũng có sai sót, bạn cần lập hóa đơn tiếp theo để điều chỉnh.

Ví dụ:

Ngày 20/08/2022, công ty A xuất bán cho công ty B 2 máy ĐHKK DAIKIN FTKY50WVMV/RKY50WVMV. Đến ngày 12/09/2022, phát hiện hóa đơn sai đơn giá dẫn đến sai số tiền.

Các bên đã thống nhất lập hóa đơn điện tử thay thế như sau:

IV. Một số câu hỏi thường gặp khi lập hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh

Nguyễn Huyền – Phòng Kế Toán Trực Tuyến