Hồ sơ, thủ tục giải thể, chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Hồ sơ và thủ tục chấm dứt hoạt động – giải thể văn phòng đại diện của công ty, doanh nghiệp sẽ được trình bày chi tiết trong bài viết này. Cùng theo dõi để nắm rõ cách thực hiện và những điều cần chú ý.

Văn phòng đại diện là gì?

Theo quy định của pháp luật, văn phòng đại diện (VPĐD) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp nhằm bảo vệ các quyền và lợi ích hợp pháp của công ty.

VPĐD thường được đặt tại những địa bàn mà doanh nghiệp không có trụ sở. Lưu ý rằng, văn phòng này không thực hiện chức năng kinh doanh mà chỉ thực hiện các hoạt động như nghiên cứu thị trường, quản lý hoạt động kinh doanh tại khu vực và báo cáo cho cơ quan có thẩm quyền. Do vậy, VPĐD không tạo ra lợi nhuận mà chỉ hỗ trợ cho công ty mẹ trong việc phát triển hoạt động kinh doanh.

Doanh nghiệp cần giải thể văn phòng đại diện khi nào?

Vì VPĐD không tạo ra lợi nhuận, trong trường hợp doanh nghiệp gặp khó khăn trong hoạt động hoặc thay đổi chiến lược kinh doanh, việc giải thể VPĐD là một phương án hợp lý để giảm gánh nặng tài chính.

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 213 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện trong các trường hợp sau:

• Khi công ty mẹ giải thể, VPĐD cũng phải giải thể theo;
• Giải thể khi hết thời hạn hoạt động ghi trong giấy phép mà không gia hạn;
• Giải thể khi cơ quan nhà nước thu hồi giấy phép hoạt động hoặc không gia hạn giấy phép;
• Giải thể khi hoạt động không phù hợp với cam kết trong giấy phép thành lập.

Thủ tục, hồ sơ giải thể văn phòng đại diện công ty, doanh nghiệp

Thủ tục giải thể văn phòng đại diện được quy định cụ thể tại Khoản 1 Điều 72 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Quy trình giải thể diễn ra qua các bước như sau:

Bước 1: Chấm dứt hiệu lực mã số thuế và hoàn thành nghĩa vụ thuế.

Trước khi thông báo giải thể, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục với cơ quan thuế để chấm dứt hiệu lực mã số thuế và hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế.

Lưu ý:

Doanh nghiệp có thể cần bổ sung các giấy tờ như:

• Quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của VPĐD;
• Giấy ủy quyền (nếu người đại diện không trực tiếp thực hiện thủ tục).

Sau khi chuẩn bị đầy đủ, doanh nghiệp nộp hồ sơ cho Chi cục Thuế nơi đặt văn phòng.

Doanh nghiệp có thể tra cứu cơ quan thuế quản lý tại website http://tracuunnt.gdt.gov.vn/.

Ví dụ:

Nếu doanh nghiệp đặt VPĐD tại quận Bắc Từ Liêm, cơ quan thuế quản lý sẽ là Chi cục Thuế quận Bắc Từ Liêm.

Bước 2: Làm thủ tục giải thể văn phòng đại diện.

Sau khi hoàn thành nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp tiếp tục làm thủ tục giải thể tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Sau khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc nộp online trên https://dangkykinhdoanh.gov.vn/.

Sau khi nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông tin đến cơ quan thuế.

Trong vòng 2 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ gửi ý kiến về việc hoàn thành nghĩa vụ thuế.

Tối đa 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện giải thể văn phòng trong Cơ sở dữ liệu quốc gia nếu không có ý kiến từ chối.

Bước 3: Hoàn trả dấu doanh nghiệp cho cơ quan công an.

Đối với văn phòng đại diện có con dấu do cơ quan công an cấp, cần trả lại con dấu cho cơ quan đã cấp.

Lưu ý:

Việc trả lại con dấu chỉ áp dụng cho văn phòng thành lập trước ngày 01/07/2015, có con dấu do cơ quan công an cấp. Đối với con dấu tự khắc, không cần trả lại, khi giải thể, con dấu này sẽ tự động hết hiệu lực.

Lưu ý cần biết khi giải thể văn phòng đại diện công ty, doanh nghiệp

Trong vòng 15 ngày kể từ ngày có quyết định thu hồi giấy chứng nhận, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục giải thể. Nếu không thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 20.000.000 – 30.000.000 đồng.

Doanh nghiệp cần hoàn tất các nghĩa vụ thuế và có xác nhận từ cơ quan thuế.

Doanh nghiệp nên tuân thủ các nguyên tắc như:

1. Thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh;
2. Hoàn tất nghĩa vụ thuế;
3. Đảm bảo tính chính xác, trung thực của hồ sơ.

Một số câu hỏi về thủ tục giải thể văn phòng đại diện

1. Chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện có cần làm thủ tục với cơ quan thuế không?

Có. Doanh nghiệp phải làm thủ tục với cơ quan thuế để chấm dứt hiệu lực mã số thuế và hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế.

2. Hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện bao gồm những gì?

Hồ sơ gồm: Thông báo về việc giải thể; Quyết định giải thể; Biên bản họp; Văn ủy quyền (nếu có); Bản sao CCCD/CMND của người đại diện.

3. Khi chấm dứt hoạt động có cần trả lại con dấu không?

Nếu văn phòng đại diện thành lập trước 01/07/2015 và có con dấu do công an cấp thì phải trả lại. Còn con dấu tự khắc không cần trả.

4. Doanh nghiệp có thể mở lại văn phòng đại diện sau khi đã giải thể không?

Có. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể mở lại văn phòng đại diện, pháp luật không cấm điều này.

5. Cần lưu ý gì khi thực hiện thủ tục giải thể?

Cần thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh; hoàn tất mọi nghĩa vụ thuế; đảm bảo tính chính xác của hồ sơ.

Gọi cho chúng tôi theo số 0978 578 866 (Miền Bắc), 0978 57 8866 (Miền Trung) hoặc 0946 724 666 (Miền Nam) để được hỗ trợ.

Trần Lan – Phòng Pháp lý ketoantructuyen.net