Hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định và nâng cấp TSCĐ

Khám phá ý nghĩa của việc sửa chữa và nâng cấp tài sản cố định, cũng như phương pháp hạch toán kế toán cho các hoạt động sửa chữa lớn và nhỏ của tài sản cố định. Bên cạnh đó, hãy làm rõ sự khác biệt giữa sửa chữa và nâng cấp tài sản cố định.

I. Căn cứ pháp lý

• Thông tư 45/2013/TT-BTC;
• Thông tư 133/2016/TT-BTC;
• Thông tư 200/2014/TT-BTC.

II. Kế toán sửa chữa nâng cấp tài sản cố định (TSCĐ)

1. Sửa chữa, nâng cấp tài sản cố định (TSCĐ) là gì?

1.1. Sửa chữa tài sản cố định

Hoạt động sửa chữa tài sản cố định bao gồm việc bảo trì, bảo dưỡng, và thay thế những bộ phận khi tài sản gặp phải hư hỏng trong quá trình sử dụng. Mục tiêu của những hoạt động này là khôi phục tài sản cố định về trạng thái hoạt động như thiết kế ban đầu. Sau khi hoàn tất quá trình sửa chữa và bảo trì, tài sản cố định sẽ không có sự thay đổi đáng kể về công suất, hiệu suất, mức tiêu hao nhiên liệu, cũng như các tính năng hoạt động và thời gian sử dụng.

Trong quá trình sản xuất, máy nghiền phấn của Công ty CP Hảo Hảo đã gặp sự cố với motor dẫn động mang số hiệu DXLA 3300, có công suất 3.000W, do hãng Dongxiang Huawei sản xuất. Công ty đã tiến hành thay thế motor hỏng bằng một motor mới có thông số kỹ thuật tương tự. Sau khi thực hiện việc thay thế, máy nghiền phấn đã hoạt động lại bình thường, đạt đúng công suất thiết kế ban đầu từ phía nhà sản xuất.

• Vào ngày 31/03/2022, công ty TNHH Phúc Hải đã thực hiện việc thay dầu cho xe ô tô biển kiểm soát 20F1-590.68 theo đúng lịch bảo trì đã định sẵn.
• Đầu mùa mưa năm 2022, tòa nhà của công ty CP MiLite đã xuất hiện tình trạng thấm nước ở trần và nấm mốc trên tường. Do đó, công ty đã tiến hành bảo trì chống thấm cho trần và tường của tòa nhà. Sau khi hoàn tất bảo trì, thời gian tính khấu hao của tòa nhà không bị thay đổi.

1.2. Nâng cấp tài sản cố định

➤ Đối với tài sản cố định hữu hình, các chi phí được ghi tăng nguyên giá giúp cải thiện trạng thái hiện tại của tài sản so với trạng thái tiêu chuẩn ban đầu cần đáp ứng các tiêu chuẩn:

• Thay đổi bộ phận làm tăng thời gian sử dụng, tăng công suất sử dụng;
• Cải tiến bộ phận làm tăng đáng kể chất lượng sản phẩm;
• Áp dụng quy trình công nghệ sản xuất mới làm giảm chi phí hoạt động.

➤ Đối với tài sản cố định vô hình, các chi phí được ghi tăng nguyên giá của tài sản phải thỏa mãn hai điều kiện sau:

• Chi phí có khả năng làm tăng lợi ích kinh tế tạo ra từ tài sản trong tương lai;
• Chi phí gắn liền với một tài sản cố định vô hình cụ thể và được đánh giá một cách chắc chắn.

Ví dụ:
– Tháng 9/2020 Công ty TNHH MTV Tân Cương đã có lắp thêm bộ phận sục rửa vật liệu bằng cát biển kết hợp với dung dịch đánh bóng Custa 300 cho máy đánh bóng kim loại hiệu LEKA – Model  X0209. Sau khi lắp đặt bộ phận trên, chi phí hoạt động của máy đã được giảm từ 500.000đ/giờ xuống còn 200.000đ/giờ, chất lượng thành phẩm tăng.
=> Như vậy, chi phí mua lắp đặt bộ phận mới được ghi tăng nguyên giá của máy đánh bóng kim loại trên.
– Ngày 14/02/2022, Công ty CP Phổ Nhĩ đã mua bổ sung phân hệ sản xuất và phân hệ tính giá thành cho phần mềm kế toán Mifa 3000. Sau khi mua bổ sung phân hệ, bộ phận kế toán có thể nhập và theo dõi hoạt động sản xuất của công ty trên phần mềm thay vì ghi chép và theo dõi trên sổ sách vật lý, giảm số biên chế kế toán nội bộ từ 30 người xuống còn 3 người.
– Ngày 01/06/2020, công ty TNHH Ô Long mua máy phát điện Tesal – Model T020997, nguyên giá: 2.000.000.000đ, thời gian sử dụng: 5 năm, số tiền trích khấu hao hàng tháng: 33.333.333đ. Sau 2 năm sử dụng, ngày 31/05/2022, công ty TNHH Ô Long hoàn thành việc thay pin cho máy phát điện Tesal – Model T020997, tổng giá trị thay thế là 300.000.000đ. Sau khi thay pin, thời gian sử dụng của máy phát điện Tesal – Model T020997 được đánh giá lại là 7 năm, tăng 2 năm so với thời gian sử dụng ban đầu. Sự thay đổi sau khi nâng cấp tài sản cố định được thể hiện như sau:

1.3. Điểm khác biệt giữa sửa chữa tài sản cố định và nâng cấp tài sản cố định

➤ Chi phí sửa chữa thường xuyên tài sản cố định. Kể cả các trường hợp sửa chữa lớn, sau khi kết thúc, nếu đánh giá không giúp tăng năng suất, thời gian sử dụng… (theo yêu cầu của trường hợp nâng cấp tài sản cố định) được đưa trực tiếp hoặc phân bổ dần không quá 3 năm vào chi phí kinh doanh.

➤ Chi phí sửa nâng cấp tài sản cố định được cộng vào nguyên giá của tài sản cố định.

➤ Chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê, nếu trong hợp đồng thuê tài sản có điều khoản bên thuê chịu trách nhiệm sửa chữa tài sản trong thời gian thuê thì đơn vị hạch toán tương tự chi phí sửa chữa tài sản cố định của công ty.

>> Xem thêm:Cách tính khấu hao tài sản cố định.

2. Hạch toán kế toán chi phí sửa chữa tài sản cố định

2.1. Chi phí sửa chữa thường xuyên
➤ Chi phí sửa chữa thường xuyên tài sản cố định và các chi phí sửa chữa lớn không đủ điều kiện tăng nguyên giá được hạch toán vào chi phí trong kỳ:

Nợ TK 627, 641, 642…;
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ;
Có TK 111, 112, 334, 154…

2.2. Chi phí sửa chữa lớn, nâng cấp đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá
➤ Tại thời điểm phát sinh chi phí nâng cấp, cải tạo tài sản cố định, căn cứ vào hóa đơn chứng từ phục vụ công tác sửa chữa, kế toán tập hợp chi phí trên tài khoản 241- Xây dựng cơ bản dở dang:

Nợ TK 2413 – Chi phí sửa chữa, nâng cấp chưa bao gồm thuế GTGT;
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ;
Có TK 111, 112, 152, 331…

➤ Sau khi nghiệm thu hoàn thành công việc:

– Nếu sửa chữa lớn đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá, kế toán ghi tăng TSCĐ:
Nợ TK 211 – Nguyên giá tăng từ hoạt động nâng cấp;
Có TK 2413 – Chi phí sửa chữa tập hợp cho tài sản đủ điều kiện tăng nguyên giá.
– Nếu sửa chữa lớn không đủ điều kiện tăng nguyên giá:
Hạch toán tại thời điểm hoàn thành nâng cấp, cải tạo tài sản cố định:
Nợ TK 242, 627, 641, 642…
Có TK 2413

2.3. Chi phí sửa chữa định kỳ có trích trước theo kế hoạch
Điều 7 Thông tư 45/2013/TT-BTC quy định: Đơn vị được trích trước chi phí sửa chữa trong trường hợp tài sản cố định có phát sinh chi phí sửa chữa đều đặn định kỳ trong quá trình sử dụng. Trong trường hợp chi phí thực chi sửa chữa tài sản cố định nhỏ hơn số đã trích, đơn vị hạch toán giảm chi phí kinh doanh trong kỳ phần chênh lệch giữa chi phí thực chi và số đã trích. Nếu chi phí thực chi sửa chữa tài sản cố định lớn hơn số đã trích, đơn vị tính phần chênh lệch thêm này vào chi phí hợp lý trong kỳ.
➤Hạch toán tại thời điểm trích trước theo dự toán, kế toán hạch toán vào chi phí trong kỳ:

Nợ TK 627, 641, 642… – Chi phí bảo dưỡng dự kiến;
Có TK 352 – Chi phí dự phòng phải trả.

➤ Hạch toán tại thời điểm sửa chữa định kỳ:

Nợ TK 352;
Nợ TK 627, 641, 642… (Chênh lệch do chi thực tế cao hơn trích trước);
Nợ TK 1331;
Có TK 111, 112, 334, 154…;
Có TK 627, 641, 642 (Chênh lệch do chi thực tế thấp hơn trích trước).

Ví dụ: Ngày 10/09/2020, Công ty TNHH Comat phát sinh mua và đưa vào sử dụng Máy quang khắc tia cực tím ASML 3000. Yêu cầu kỹ thuật của máy cần thay vật tư bảo dưỡng mắt kính quang học và bộ phát tia cực tím sau mỗi 6 tháng hoạt động với chi phí dự kiến theo báo giá của hãng là 90.000.000đ/lần.
– Ngày 31/12/2020, công ty tiến hành trích trước chi phí bảo dưỡng 45.000.000đ cho chi phí bảo dưỡng năm 2020;
– Ngày 15/3/2021, công ty tiến hành bảo dưỡng lần đầu, tổng chi phí thực tế phát sinh là 92.000.000đ. Thuế VAT 10%;
– Thời điểm 31/12/2020 công ty trích trước chi phí sửa chữa:

Nợ TK 154: 45.000.000;
Có TK 352: 45.000.000.

– Ngày 15/3/2021:

Nợ TK 352: 45.000.000;
Nợ TK 154: 47.000.000;
Nợ TK 1331: 9.200.000;
Có TK 331: 101.200.000I.

III. Câu hỏi thường gặp