Điều Kiện Khấu Trừ Thuế Giá Trị Gia Tăng Đầu Vào

Sau khi thành lập, nhiều doanh nghiệp lựa chọn đăng ký kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ. Phương pháp khấu trừ là một trong những hình thức kê khai thuế phổ biến, giúp doanh nghiệp có thể giảm bớt gánh nặng thuế phải nộp bằng cách khấu trừ số thuế GTGT đầu vào đã trả cho hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp đã mua vào phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết về các điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, qua đó giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn những yêu cầu cần thiết để thực hiện quyền lợi của mình trong việc quản lý thuế.

Đầu tiên, một trong những điều kiện tiên quyết để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào là doanh nghiệp phải có hóa đơn GTGT hợp pháp. Hóa đơn này cần phải được lập theo đúng quy định của pháp luật, với đầy đủ thông tin như tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán và bên mua, cũng như các thông tin chi tiết về hàng hóa, dịch vụ được cung cấp. Ví dụ, nếu doanh nghiệp mua nguyên liệu từ một nhà cung cấp, hóa đơn cần phải thể hiện rõ ràng tên nguyên liệu, số lượng, đơn giá và tổng giá trị, cùng với số tiền thuế GTGT đã được tính vào.

Thứ hai, doanh nghiệp phải sử dụng hàng hóa, dịch vụ đã mua để phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của mình. Điều này có nghĩa là các khoản chi phí này phải được ghi nhận vào sổ sách kế toán và có liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Chẳng hạn, nếu doanh nghiệp sản xuất đồ gỗ, các nguyên liệu như gỗ, sơn, và các công cụ sản xuất khác phải được sử dụng trong quy trình sản xuất để doanh nghiệp có thể được khấu trừ thuế GTGT.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần phải đảm bảo việc kê khai thuế GTGT đúng hạn và đầy đủ theo quy định của cơ quan thuế. Điều này bao gồm việc nộp tờ khai thuế GTGT đúng thời gian quy định, cũng như lưu giữ toàn bộ hóa đơn và chứng từ liên quan để phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra sau này. Việc không thực hiện đúng quy định này có thể dẫn đến việc doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT, đồng thời có thể bị xử phạt theo quy định của pháp luật.

Cuối cùng, để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp cũng cần phải lưu ý đến những quy định khác liên quan đến ngành nghề kinh doanh của mình. Một số ngành nghề đặc thù có thể có những quy định riêng về việc khấu trừ thuế GTGT, do vậy, doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các thông tin và quy định mới nhất từ cơ quan thuế để đảm bảo việc thực hiện đúng theo pháp luật.

Tóm lại, việc đăng ký kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu gánh nặng thuế mà còn góp phần vào việc thúc đẩy hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn. Tuy nhiên, để thực hiện quyền lợi này, doanh nghiệp cần phải tuân thủ đầy đủ các điều kiện và quy định liên quan, từ việc lập hóa đơn, sử dụng hàng hóa đến việc kê khai thuế đúng hạn. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi của mình mà còn góp phần xây dựng một môi trường kinh doanh minh bạch và công bằng.

1. Điều kiện về hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)

Điều 15 Thông tư số 26/2015/TT-BTC quy định như sau:

“Hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài theo hướng dẫn của Bộ Tài chính áp dụng đối với các tổ chức nước ngoài không có tư cách pháp nhân Việt Nam và cá nhân nước ngoài kinh doanh hoặc có thu nhập phát sinh tại Việt Nam.”

Doanh nghiệp (DN) được khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi hóa đơn GTGT là hóa đơn hợp pháp, hợp lệ và hợp lý.

a. Hóa đơn hợp pháp:

• Hóa đơn hợp pháp là hóa đơn do Bộ Tài chính phát hành hoặc hóa đơn do DN đặt in theo quy định của Chính phủ và Bộ Tài chính về in ấn, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn.
• Hóa đơn do DN tự in theo mẫu quy định, đã đăng ký và được cơ quan thuế chấp nhận.

– Để kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn, có thể tra cứu theo cách sau:

• Tra cứu doanh nghiệp có hoạt động, tạm dừng kinh doanh hoặc đang bỏ trốn:

• Truy cập http://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp

• Tra cứu hóa đơn có thông báo phát hành:

• Truy cập: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main

Ví dụ: Ngày 16/04/2018, Công ty An Phong được Chi cục Thuế Bình Thạnh thông báo đủ điều kiện được sử dụng hóa đơn đặt in hóa đơn GTGT. Doanh nghiệp nộp thông báo phát hành hóa đơn lên cơ quan thuế và đã được chấp nhận. Như vậy hóa đơn GTGT của Công ty An Phong là hóa đơn hợp pháp.

– DN có phát sinh hoạt động mua bán, hóa đơn tài chính và thanh toán minh bạch nhưng vẫn có rủi ro không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào như sau:

• Bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ nhưng hàng hóa, dịch vụ đó không nằm trong phạm vi hoạt động đã đăng ký.

Ví dụ: Công ty xây dựng An Phong xuất hóa đơn về đo vẽ bản đồ địa chính nhưng trong giấy phép đăng ký kinh doanh thì không có đăng ký ngành nghề.

• Hóa đơn GTGT của DN bỏ trốn, khóa mã số thuế, tạm ngưng kinh doanh.

Ví dụ: Công ty Nguyên Long Vương có mua hàng Công ty Trí Thức tổng giá trị là 8 triệu đồng, thanh toán bằng tiền mặt và xuất hóa đơn ngày 04/09/2018. Tuy nhiên, công văn ngày 08/08/2018 của Chi cục Thuế Tân Bình thông báo Công ty Trí Thức đã bỏ địa điểm kinh doanh. Như vậy hóa đơn trên được lập sau ngày cơ quan thuế thông báo bỏ trốn được xác định là hóa đơn bất hợp pháp. Công ty Nguyên Long Vương không được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào và không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, bị phạt tiền về tội mua – bán hóa đơn từ 20 triệu – 50 triệu đồng.

b. Hóa đơn hợp lệ:

Hóa đơn phải đảm bảo đầy đủ các nội dung chi tiết và yêu cầu ghi trên hóa đơn như:

• Hóa đơn không được tẩy xóa, sửa chữa.
• Ghi rõ ngày tháng năm lập hóa đơn, tên người mua, địa chỉ người mua và hình thức thanh toán.
• Ghi rõ hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, tiền hàng, tiền thuế, tổng tiền thanh toán.
• Phải có chữ ký của Giám đốc (GĐ). Nếu trường hợp không có chữ ký của GĐ thì phải có giấy ủy quyền và đóng dấu treo bên trái hóa đơn, người ủy quyền ký vào đây.
• Người mua hàng: phải ký, ghi rõ họ tên hoặc đóng dấu “bán hàng qua điện thoại”.

c. Hóa đơn hợp lý:

• Chi phí có hóa đơn hợp pháp,hợp lệ vẫn chưa đủ mà chi phí đó phải hợp lý nghĩa là chi phí thực tế phát sinh tại doanh nghiệp và phù hợp với hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Các khoản chi phí hợp lý sẽ được trừ khi xác định thuế TNDN.

Ví dụ: Công ty Lữ Khôi là công ty dịch vụ vận tải. Chi phí về xăng dầu, phí cầu đường, phí bảo hiểm, phí sửa chữa xe là chi phí hợp lý, vì phục vụ cho hoạt động kinh doanh của DN.

2. Điều kiện về chứng từ thanh toán

Theo điều 15 Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định như sau:

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là một phần quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp, đặc biệt khi mua hàng hóa và dịch vụ với giá trị lớn. Theo quy định hiện hành, đối với các giao dịch mua hàng hóa và dịch vụ có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên, việc sử dụng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là bắt buộc. Điều này bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu, nhằm đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong các giao dịch tài chính.

Một số hình thức thanh toán không dùng tiền mặt có thể kể đến như chuyển khoản ngân hàng, thẻ tín dụng, ví điện tử, hoặc các hình thức thanh toán điện tử khác. Việc sử dụng các phương thức này không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và quản lý các giao dịch mà còn giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc xử lý tiền mặt, như mất mát hay gian lận.

Tuy nhiên, có một số trường hợp ngoại lệ mà doanh nghiệp có thể không cần tuân theo quy định này. Cụ thể, nếu giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ nhập khẩu trong một lần giao dịch dưới hai mươi triệu đồng, hoặc nếu giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn cũng dưới mức này, doanh nghiệp vẫn có thể thực hiện thanh toán bằng tiền mặt mà không gặp phải các rắc rối pháp lý. Thêm vào đó, trường hợp cơ sở kinh doanh nhập khẩu hàng hóa là quà biếu, quà tặng từ tổ chức, cá nhân khác cũng được miễn trừ quy định này.

Việc hiểu rõ các quy định và quy trình liên quan đến chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả quản lý tài chính. Chẳng hạn, nếu một doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa với giá trị lớn, việc sử dụng chuyển khoản ngân hàng không chỉ giúp lưu giữ chứng từ hợp lệ mà còn tạo điều kiện thuận lợi trong việc kê khai thuế và báo cáo tài chính. Ngược lại, nếu doanh nghiệp không tuân thủ quy định này, họ có thể đối mặt với các hậu quả pháp lý như bị phạt tiền hoặc gặp khó khăn trong việc chứng minh nguồn gốc tài chính.

Do đó, việc nắm vững và thực hiện đúng quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, không chỉ trong việc duy trì tính pháp lý mà còn trong việc tối ưu hóa hoạt động tài chính của mình.