Chi phí được trừ và chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN thường gặp

Trên thực tế có rất nhiều chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp nhưng để đưa vào chi phí hợp lý thì chúng ta phải hiểu rõ các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, cụ thể như sau:

• Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo các quy định của pháp luật Việt Nam dưới nhiều hình thức khác nhau như: Công ty trách nhiệm hữu hạn, Công ty cổ phần, Công ty hợp danh, Doanh nghiệp tư nhân, Doanh nghiệp Nhà nước, Văn phòng công chứng tư, Văn phòng luật sư, các bên tham gia hợp đồng phân chia sản phẩm dầu khí, các liên doanh dầu khí, các bên trong hợp đồng hợp tác kinh doanh, và Công ty điều hành chung.
• Các tổ chức được thành lập và hoạt động theo Luật hợp tác xã.
• Các đơn vị sự nghiệp công lập và ngoài công lập có hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ tạo ra thu nhập trong mọi lĩnh vực đều phải nộp thuế tương tự như các doanh nghiệp được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.
• Các doanh nghiệp nước ngoài có cơ sở thường trú tại Việt Nam, thông qua cơ sở này, công ty ở nước ngoài thực hiện một phần hoặc toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình tại Việt Nam và tạo ra doanh thu.

II/ Các chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

(Theo điều 4 của thông tư 96/2015/TT-BTC ban hành ngày 22/06/2015, có hiệu lực từ ngày 6/8/2015)

Doanh nghiệp có quyền trừ tất cả các khoản chi nếu đáp ứng đủ các tiêu chí sau đây:

• Các khoản chi thực tế phát sinh phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Các khoản chi phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định của pháp luật.
• Đối với hóa đơn mua từ một nhà cung cấp có giá trị trên 20 triệu (bao gồm VAT), hoặc nếu trong cùng một ngày, nhà cung cấp phát hành nhiều hóa đơn cho doanh nghiệp với tổng giá trị cũng trên 20 triệu (bao gồm VAT), thì doanh nghiệp cần thực hiện thanh toán thông qua ngân hàng cho nhà cung cấp. Ngoài ra, cần lưu ý rằng tài khoản ngân hàng của nhà cung cấp phải được đăng ký với cơ quan thuế hoặc Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Ví dụ: Ngày 25/08/2018 Công ty ketoantructuyen.net mua ba máy lạnh của Công ty Nguyễn Kim, Công ty Nguyễn Kim xuất hóa đơn cho Công ty ketoantructuyen.net với giá trị (đã bao gồm VAT) lần lượt như sau:

– Hóa đơn số 0000001: 15.000.000vnd

– Hóa đơn số 0000002: 16.000.000vnd

– Hóa đơn số 0000003: 15.500.000vnd

Tổng giá trị ba hóa đơn là: 46.500.000vnd.

Công ty ketoantructuyen.net muốn đưa chi phí này vào thì phải thanh toán cho Công ty Nguyễn Kim qua tài khoản ngân hàng công ty ketoantructuyen.net giá trị 46.500.000vnd.

III/ Một số chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN thường gặp

1. Khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện để được trừ khi tính thuế TNDN

2. Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp sau:

  – Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra.

 – Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra.

  – Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra.

  – Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt.

  – Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra.

  – Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).

3. Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ)

• Tài sản cố định (TSCĐ) không được sử dụng cho mục đích sản xuất hoặc kinh doanh hàng hóa và dịch vụ.

(Trừ những TSCĐ phục vụ nhu cầu của người lao động như: nhà nghỉ trong giờ làm việc, nhà ăn, phòng thay đồ, nhà vệ sinh, phòng hoặc trạm y tế, cơ sở đào tạo nghề, thư viện, nhà trẻ, khu thể thao cùng với các thiết bị và nội thất đạt tiêu chuẩn được lắp đặt trong các công trình đó; bể chứa nước sạch, nhà để xe; xe vận chuyển nhân viên, nơi ở cho người lao động; chi phí xây dựng cơ sở hạ tầng, mua sắm máy móc, thiết bị phục vụ cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp).

– TSCĐ không có giấy tờ chứng minh thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp (trừ TSCĐ thuê mua tài chính).

– TSCĐ không được quản lý, theo dõi, hạch toán trong sổ sách kế toán của doanh nghiệp theo chế độ quản lý TSCĐ và hạch toán kế toán hiện hành.

– Phần trích khấu hao vượt mức quy định về trích khấu hao TSCĐ.

– Khấu hao đối với TSCĐ đã khấu hao hết giá trị.

– Phần trích khấu hao tương ứng với nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng/xe đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ: ô tô dùng cho kinh doanh vận tải hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn; ô tô dùng để làm mẫu và lái thử cho kinh doanh ô tô).

Ví dụ: Công ty ketoantructuyen.net mua 1 xe ô tô giá trị 2 tỷ ( chưa bao gồm VAT), lệ phí trước bạ: 220 triệu (Công ty ketoantructuyen.net không kinh doanh vận tải hành khách). Giá trị khấu hao là 10 năm.

Ta có: Giá trị TSCĐ = 2.000.000.000 => Thuế GTGT 10%= 200.000.000

Theo quy định thì chỉ được khấu trừ 1.600.000.000 => Thuế GTGT 10% =160.000.000

=>Nguyên giá TSCĐ = 2.000.000.000 + 200.000.000 – 160.000.000

= 2.040.000.000

Mà Lệ phí trước bạ   = 220.000.000

Như vậy tổng nguyên giá TSCĐ = 2.040.000.000 + 220.000.000

= 2.260.000.000

Vì chỉ ghi nhận vào chi phí khi tính thuế TNDN là 1.600.000.000 nên:

-Chênh lệch giá trị khấu hao = 2.260.000.000 – 1.600.000.000

=  660.000.000

-Chênh lệch giá trị khấu hao của 1 năm = 660.000.000/10

= 66.000.000 ( vì khấu hao 10 năm)

Như vậy: khi làm tờ khai quyết toán thuế TNDN cuối năm thì phải điền số tiền: 66.000.000 vào chỉ tiêu [B4]– Các khoản chi không được trừ khi xác định thuế thu nhập chịu thuế.

• Khấu hao đối với công trình trên đất vừa sử dụng cho sản xuất kinh doanh vừa sử dụng cho mục đích khác thì không được tính khấu hao vào chi phí được trừ đối với giá trị công trình trên đất tương ứng phần diện tích không sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh.

4. Phần chi vượt định mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hoá đối với một số nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa đã được Nhà nước ban hành định mức.

5. Chi tiền thuê tài sản của cá nhân không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ

Doanh nghiệp sử dụng tài sản của cá nhân mà không có hợp đồng thuê hoặc chứng từ thanh toán liên quan đến việc thuê tài sản đó.

Trong trường hợp doanh nghiệp có hợp đồng thuê tài sản với điều khoản quy định rằng doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm nộp thuế thay cho cá nhân, nhưng lại thiếu cả chứng từ thanh toán thuê tài sản lẫn chứng từ chứng minh việc nộp thuế thay cho cá nhân.

6. Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động

1. Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động (NLĐ) doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.
2. Các khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

Vì vậy: Để ghi nhận chi phí tiền lương vào chi phí được trừ thì cần:

– Hợp đồng lao động (hoặc thoả ước lao động tập thể …)
– Quy chế tiền lương, thưởng, phụ cấp
– Quyết đinh tăng lương (trong trường hợp tăng lương)
– Chứng minh thư photo
– Bảng chấm công hàng tháng.
– Bảng thanh toán tiền lương.
– Thang bảng lương do doanh nghiệp tự xây dựng.
– Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu thanh toán qua ngân hàng.
– Tất cả phải có chữ ký đầy đủ.
– Mã số thuế thu nhập cá nhân (danh sách nhân viên được đăng ký MSTTNCN)

Ngoài ra:

– Sổ BHXH (nếu trường hợp làm trên 1 tháng)
– Bản khai trình việc sử dụng lao động khi mới bắt đầu hoạt động (Ban hành kèm theo Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH)
– Báo cáo tình hình sử dụng lao động Mẫu số 07 (Ban hành kèm theo Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH)
– Tờ khai Quyết tóan thuế TNCN cuối năm
– Tờ khai thuế TNCN tháng, quý nếu có phát sinh
– Các chứng từ nộp thuế TNCN (nếu có)
Đối với những lao động thời vụ cần có thêm:
– Nếu không khấu trừ 10% thu nhập trước khi trả lương thì phải có Bản cam kết mẫu 02/CK-TNCN và MST.

3. Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ); thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.

7. Chi trang phục

• Chi bằng hiện vật cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ.
• Chi bằng tiền cho người lao động vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm.

8. Chi thưởng sáng kiến, cải tiến

Doanh nghiệp không có quy chế quy định cụ thể về việc chi thưởng sáng kiến, cải tiến, không có hội đồng nghiệm thu sáng kiến, cải tiến.

9. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động

• Không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ.
• Thực hiện không đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp khi khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác.

10. Chi trả tiền điện, tiền nước với những doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh; chủ cho thuê trực tiếp ký hợp đồng cung cấp điện, nước với nhà cung cấp

Doanh nghiệp tiến hành thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp mà không yêu cầu hóa đơn cho tiền điện, nước và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp chi trả tiền điện, nước cho chủ sở hữu của địa điểm sản xuất kinh doanh mà không có chứng từ thanh toán cho người cho thuê, miễn là số lượng điện, nước tiêu thụ thực tế tương ứng với hợp đồng thuê đã ký.

11. Các khoản chi phí trích trước theo kỳ hạn, theo chu kỳ mà đến hết kỳ hạn, hết chu kỳ chưa chi hoặc chi không hết

Các khoản trích trước bao gồm: trích trước cho việc sửa chữa lớn tài sản cố định theo định kỳ, các khoản trích trước liên quan đến các hoạt động đã được ghi nhận doanh thu nhưng vẫn còn nghĩa vụ phải thực hiện theo hợp đồng (bao gồm cả trường hợp doanh nghiệp cho thuê tài sản hoặc cung cấp dịch vụ kéo dài nhiều năm, trong đó đã nhận tiền trước từ khách hàng và đã ghi nhận toàn bộ vào doanh thu của năm nhận tiền) và các khoản trích trước khác.

12. Lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái

Do cuối kỳ tính thuế đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ bao gồm chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư cuối năm là: tiền mặt, tiền gửi, tiền đang chuyển, các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ (trừ lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ cuối kỳ tính thuế).

13. Chi tài trợ cho giáo dục (bao gồm cả chi tài trợ cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp); chi tài trợ cho y tế; chi tài trợ cho việc khắc phục hậu quả thiên tai

• Chi không đúng đối tượng
• Chi mà không có hồ sơ xác định khoản tài trợ

14. Chi tài trợ làm nhà cho người nghèo

• Chi không đúng đối tượng là hộ nghèo theo quy định của Thủ tướng Chính phủ.
• Chi tài trợ làm nhà tình nghĩa, làm nhà cho người nghèo, làm nhà đại đoàn kết theo quy định của pháp luật không có hồ sơ xác định khoản tài trợ.

15. Các khoản chi của hoạt động kinh doanh bảo hiểm, kinh doanh xổ số, kinh doanh chứng khoán và một số hoạt động kinh doanh đặc thù khác không thực hiện đúng theo văn bản hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.

TÀI LIỆU THAM KHẢO
– Thông tư 78/2014/TT-BTC.
– Thông tư 151/2014/TT-BTC.
– Thông tư 119/2014/TT-BTC.
– Thông tư 96/2015/TT-BTC.